Одобрено ЭПК ГА РФ
Протокол № 9 от 30 ноября 2023 года
(новая редакция)
Оглавление
2. Историческая справка к фонду
Характеристика документов фонда
3. Опись дел на бумажном носителе
4. Справочно-поисковые средства к описи
5. Особенности оформления описей электронных дел и справочно-поисковые средства к ним
6. Оформление исторических справок, описей дел и справочно-поисковые средства к ним
8. Утвержденные экземпляры описей и исторических справок их электронные версии
1. Общие положения
1.1. Методические рекомендации по составлению и оформлению исторических справок и описей дел составлены в соответствии с:
- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (М., 2020 г.);
- Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (М., 2015 г.).
1.2. Требования настоящих методических рекомендаций распространяются на описи дел, составляемые работниками Государственного архива Российской Федерации, а также работниками архивов организаций – источников комплектования ГА РФ.
Методические рекомендации могут применяться для оформления результатов экспертизы ценности документов закрытого делопроизводства, кроме раздела 2 (исторической справки) и раздела 8 (утвержденные экземпляры исторических справок, описей дел и справочно-поисковых средств (СПС) к ним) в части электронных версий описей.
Для оформления экспертизы ценности документов личного происхождения могут применяться все разделы методических рекомендаций, кроме раздела 2 (Исторические справки). Порядок составления договоров, актов, сдаточных описей, предисловий к описям дел личного происхождения оговаривается в отдельных рекомендациях.
1.3. Цель настоящих методических рекомендаций – приведение положений Методических рекомендаций «Составление исторических справок, справочного аппарата к описям дел» (М.: 2011) в соответствие с современными требованиями, формирование единого подхода к составлению исторических справок, описей дел и справочно-поисковых средств к ним при оформлении результатов экспертизы ценности документов и их подготовки к архивному хранению, обеспечение высокоэффективной работы по использованию документов в научных и практических целях.
2. Историческая справка к фонду
Историческая справка – документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и справочно-поисковых средств к нему[1].
2.1. Историческая справка составляется о каждой организации и её архивном фонде, подлежащем приему на хранение в ГА РФ.
2.2. Историческая справка состоит из трех разделов (см. приложения №№1, 2):
- истории фондообразователя,
- истории фонда,
- характеристики документов фонда.
2.3. Историческая справка составляется в следующей последовательности:
- история фондообразователя составляется до начала работ по описанию документов фонда и уточняется в процессе работы над фондом,
- история фонда и характеристика документов фонда составляются после завершения описания.
2.4. Основными источниками для написания исторической справки являются правовые акты высших органов государственной власти и управления, документы фондообразователя, его вышестоящей организации, историческая и справочная литература, учетные документы, дело фонда.
Для поиска необходимых сведений может быть также использован научно-справочный аппарат ГА РФ, представленный в бумажном и/или электронном виде (исторические справки и описи дел, систематический каталог по истории государственных учреждений, Российской Федерации и т.д.), печатные издания, имеющиеся в СИФ ГА РФ.
2.5. Историческая справка составляется:
- полностью за весь неописанный ранее период деятельности организации, в случае её упразднения (ликвидации) и представляется на рассмотрение ЭПК ГА РФ при первом представлении описей дел по фонду,
- частично за период, соответствующий хронологическому периоду описи дел постоянного хранения управленческой документации, представляемой действующей организацией на утверждение ЭПК ГА РФ.
2.6. Первая историческая справка именуется «Историческая справка о [наименование организации] и её/его архивном фонде за […] годы»:
Историческая справка о Государственном комитете РСФСР по архитектуре и строительству за 1990-1991 годы и его архивном фонде
Продолжения исторической справки об архивном фонде организации именуются дополнениями к исторической справке:
Дополнение к исторической справке о Министерстве путей сообщения Российской Федерации и его архивном фонде за 2001 - 2004 годы
2.7. Раздел истории фондообразователя должен содержать следующие сведения в хронологических рамках описываемого периода:
- название и подчиненность фондообразователя, а также изменения в них с указанием дат и основных причин произошедших изменений;
- дату создания фондообразователя и его местонахождение;
- название организации – предшественника. В случае отсутствия прямого предшественника может быть указана организация, выполнявшая аналогичные функции;
- полномочия фондообразователя, даты и основания их изменений;
- структура фондообразователя и ее изменения с указанием дат и основных причин;
- состав системы территориальных органов и подведомственных (непосредственно подчиненных) организаций (их виды, территориальное размещение), все последующие ее изменения с указанием дат и основных причин;
- даты и основания реорганизации (преобразования) и ликвидации фондообразователя;
- название организации – правопреемника,
- сведения о руководителях организации за описываемый период.
Сведения указываются на основании нормативных и правовых актов
(см. п.2.4) с ссылками на их публикацию или место хранения (см. п. 2.8.7.1).
2.8. При составлении истории фондообразователя необходимо учитывать следующее:
2.8.1. На основании правового акта указывается полное, а также официально принятое сокращенное название организации.
Если в документах (правовых актах, распорядительных, учредительных и т.п.), относящихся к вопросу создания, деятельности организации и её реорганизации (преобразования), будут обнаружены расхождения в названии организации, приводятся все имеющиеся в документах названия со ссылками на соответствующие документы. В случае отсутствия правовых актов о создании, реорганизации (преобразовании), переименовании, изменении подведомственности и ликвидации организации, эти сведения устанавливаются по косвенным данным, что оговаривается в исторической справке;
2.8.2. Указывается непосредственная подчиненность фондообразователя (например, федеральному органу исполнительной власти).
2.8.3. Даты создания, реорганизации (преобразования), ликвидации указываются со ссылкой на законодательные акты и распорядительные документы.
2.8.3.1. При наличии нескольких правовых документов (Указ Президента Российской Федерации, Постановление Правительства Российской Федерации, приказ федерального органа исполнительной власти) разных органов по одному и тому же вопросу, касающемуся создания, переименования, реорганизации (преобразования), изменения подведомственности или ликвидации организации в исторической справке указываются обе даты, но за основу берется правовой документ вышестоящего органа.
2.8.3.2. При наличии нескольких правовых актов одного органа по одному и тому же вопросу, касающемуся создания, переименования, реорганизации (преобразования), изменения подведомственности или ликвидации организации в исторической справке указываются все документы, но за основу берется ранний по времени подписания акт.
2.8.3.3. Если в тексте правового акта имеется указание на фактическую дату образования или ликвидации организации, несовпадающую с датой правового акта («образовать с такого-то числа» или «упразднить с такого-то числа»), то оговариваются обе даты.
2.8.3.4. При отсутствии правовых актов крайние даты названий организаций устанавливаются по косвенным данным (самое раннее упоминание организации в сети учреждений системы, титульных списках, переписке и т.п.), что оговаривается в исторической справке.
2.8.3.5. При указании даты упразднения (ликвидации) организации не принимается во внимание ликвидационная деятельность организации после подписания правового акта о его упразднении. В случае официального создания ликвидационных комиссий их наличие и крайние даты их работы оговариваются.
2.8.4. Задачи и функции организации излагаются в соответствии с правовыми и нормативными актами (уставами, положениями, распорядительными документами вышестоящих организаций и др.), отсутствие соответствующих документов оговаривается.
2.8.5. Сведения о структуре фондообразователя, сети подведомственных ему организаций и изменениях в них могут быть приведены в тексте справки или даны в виде приложений (в зависимости от объёма структуры, количества ее изменений, графического характера представления данных).
2.8.6. При изложении фактов создания, реорганизации (преобразования) и ликвидации организации сохраняются формулировки правовых актов: «образовать», «создать на базе», «преобразовать», «реорганизовать», «исключить из», «ликвидировать» и т.п. Не допускаются оценочные суждения и исторические исследования.
2.8.7. Все сведения по истории организации приводятся с обязательными ссылками на соответствующие документы.
2.8.7.1. Ссылки на опубликованные указы Верховного Совета РСФСР, постановления Совета Министров РСФСР, указы Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации даются по официальным печатным изданиям в соответствии с приложением № 3 либо с указанием «Не опубликовано»:
В 2016 году деятельность Минприроды России осуществлялась в соответствии с Положением о Министерстве, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2015 года №1219 «Об утверждении положения о Министерстве природных ресурсов и экологии Российской Федерации»1.
1 СЗ РФ, 2015, №47, ст.6586
Указом Президента РСФСР от 28 ноября 1991 года № 242 «О реорганизации центральных органов государственного управления РСФСР» 3 установлено, что Комитет государственных резервов при Правительстве Российской Федерации является центральным органом государственного управления РСФСР, непосредственное руководство которым осуществляет Правительство РСФСР.
Положение о Комитете государственных резервов при Правительстве Российской Федерации утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 12 января 1992 года № 31 «Вопросы Комитета государственных резервов при Правительстве Российской Федерации»4.
3 Ведомости СНД и ВС РСФСР, 1991, № 48, ст.1696
4 Не опубликовано
2.8.7.2. Ссылки на локальные нормативные акты организации-фондообразователя или её вышестоящей организации (приказы, распоряжения и др.), содержащие архивный шифр документов и номера листов, даются на фонды этих организаций:
- для документов, находящихся на временном хранении в организации, приводится название архива организации, например:
Приказом № 38 Комитета государственных резервов при Правительстве Российской Федерации от 01 апреля 1992 года 7 утверждена структура центрального аппарата:
7 Архив Росрезерва, Ф. № 10339 , оп. № 1, д. № 9, лл. 63-64
Название организации в сноске указывается в сокращенном виде, если имеется её официальное сокращенное наименование. При использовании в сноске названия иной организации, кроме ГА РФ, хранящей в своем архиве документ, упомянутый в тексте исторической справки (например, при указании на приказ вышестоящей организации), это сокращение приводится в списке сокращенных слов.
В ссылке на документы, хранящиеся в архивном фонде организации, указывается номер фонда, присвоенный ему по учетным документам ГА РФ. Если номер фонда отсутствует, в ссылке после буквы «Ф.» оставляется пропуск для заполнения вручную.
- для документов, поступивших на хранение в ГА РФ, указывается название архива:
Приказом № 61 Государственного комитета Российской Федерации по строительной, архитектурной и жилищной политике от 18 марта 1999 года14 Челябинский монтажный колледж реорганизован путем присоединения к нему Челябинского учебного комбината в качестве структурного подразделения.
14 ГА РФ, ф. 10242, оп. 1, д. 41, л. 15
Использование сокращения «Там же» для ссылок, содержащих общую часть (место публикации, архивный фонд, опись, дело) и расположенных на одной странице подряд, не допускается.
2.8.10. Сведения по истории организации (изменения в полномочиях; структуре центрального аппарата; сети территориальных органов и подведомственных организаций) излагаются в хронологической последовательности в рамках одного календарного года за период, вошедший в историческую справку или дополнение к ней.
Для описания изменений в каждом из этих блоков сведений в календарном году применяется вводная фраза отдельным абзацем:
В […] году происходили следующие изменения полномочий [организации].
В […] году происходили следующие изменения структуры [организации].
В […] году происходили следующие изменения подведомственной сети [организации].
После вводной фразы излагаются описываемые изменения в полномочиях, структуре центрального аппарата или территориальных органов и подведомственных организаций соответственно.
Информация излагается последовательно по блокам в рамках одного года.
2.8.11. В случае отсутствия изменений в функциях и задачах, структуре центрального аппарата или территориальных органов и подведомственной сети организации в календарном году применяется следующая фраза:
В […] году изменений полномочий [организации] не происходило.
В […] году изменений структуры [организации] не происходило.
В […] году изменений подведомственной сети [организации] не происходило.
Информация излагается последовательно в рамках одного года, объединять сведения за несколько лет не допустимо
2.8.12. Информация о руководителях организации (назначении, снятии с должности) указывается в год события перед разделом с историей фонда.
2.8.13. Если историческая справка составляется на объединенный архивный фонд, то сведения по истории всех фондообразователей, вошедших в фонд, даются отдельно по каждой организации.
2.9. История фонда должна содержать следующие сведения:
- количество дел в фонде;
- крайние даты документов фонда;
- наименование организации, передавшей документы на постоянное хранение;
- сведения о проведенных в архиве мероприятиях по описанию документов, по переработке или усовершенствованию описей, комплексной целевой экспертизе ценности документов с указанием причин, вызвавших необходимость этих работ и дат их осуществления. Если работа по экспертизе ценности и оформлению её результатов проходила в условиях ликвидационных мероприятий, повлиявших на полноту и сохранность документов, форму их представления и качество описания и др., это также должно быть оговорено.
2.10. При изложении истории фонда необходимо иметь в виду следующее:
2.10.1. Хронологические границы архивного фонда организации соответствуют датам создания и упразднения (ликвидации) организации, которые определяются в соответствии с п.2.8.3.
При наличии в тексте правового акта указания на фактическую дату образования или ликвидации организации, несовпадающую с датой правового акта, то крайней датой считается дата документа.
Для действующей организации хронологическими рамками фонда считается период от создания организации по настоящее время.
Если документы фонда сохранились не за весь период деятельности фондообразователя, либо выходят за хронологические рамки его деятельности, то крайними датами документов фонда будут годы, за которые имеются документы.
2.10.2. Хронологические границы объединенного архивного фонда организации соответствуют датам создания наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организации, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда.
2.10.3. При наличии решения ЭПК ГА РФ о фондировании документов фонда, создании объединенного архивного фонда и др., в исторической справке приводится данное решение, указывается номер и дата заседания комиссии.
Характеристика документов фонда
2.11. В третьем разделе исторической справки раскрываются:
- основной состав документов, вошедших в описи, и их полнота;
- перечень структурных подразделений, в делопроизводстве которых отложились документы постоянного хранения;
- сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;
- степень сохранности и физическое состояние документов;
- наличие и место хранения документов по личному составу;
- сведения о наличии документов других фондообразователей (если это сложилось исторически и изъятие их нецелесообразно);
- наличие документов фонда в других государственных архивах, библиотеках, музеях, с указанием места хранения и дат документов;
- возможность использования документов фонда (в каких целях);
- состав справочно-поисковых средств к фонду.
2.12. При изложении характеристики документов фонда необходимо указывать следующее:
2.12.1. В случае неполноты документов фонда указываются причины отсутствия (утраты) документов, их состав по основным категориям с указанием крайних дат данных (годов), излагаются результаты их розыска. При наличии акта об утрате документов, копия акта может быть приложена к исторической справке;
2.12.2. Если документы выходят за хронологические границы фонда, приводится обоснование включения этих документов в состав фонда;
2.12.3. Сведения о справочно-поисковых средствах к фонду отражают номера и названия всех описей дел фонда, хронологические рамки включенных в них документов, другие виды СПС (указатели к документам, обзоры и т.д.), составленные за хронологический период, вошедший в историческую справку.
* * *
2.13. Друг от друга разделы, в том числе за каждый последующий год, отделяются одним абзацем, названия разделов и годов не используются в качестве заголовков.
2.14. При составлении исторической справки на объединенный фонд в ней излагаются сведения по истории объединенного фонда в целом.
2.15. Историческая справка должна иметь заголовок с указанием названия фонда и указанием хронологического периода, который она охватывает.
Название фонда состоит из последнего на момент составления справки полного и (в скобках) официально принятого сокращенного названия организации, её подчиненности и крайних дат деятельности организации за хронологический период, освещенный в исторической справке:
Историческая справка о Российском агентстве по патентам и товарным знакам (Роспатент) за 1992 – 1999 годы и его архивном фонде.
Дополнение к исторической справке о Российском агентстве по патентам и товарным знакам (Роспатент) за 2000 – 2003 годы и его архивном фонде.
Вопросы именования и изменения названия фонда, схемы описей дел в фонде оформляются решениями ЭПК ГА РФ в ходе рассмотрения исторических справок путем утверждения и/или согласования описей дел, при этом название фонда предварительно согласовывается в рабочем порядке. В случае сложных ситуаций, ЭПК ГА РФ принимает решение на основании справок о фондировании, подготовленных работниками ГА РФ.
2.16. Название объединенного архивного фонда устанавливается в зависимости от принципа его формирования и состава входящих в него фондообразователей: например, для последовательно сменявших друг друга организаций в названии объединенного архивного фонда перечисляются их названия, для руководящего органа и подчиненных ему учреждений даётся название руководящего органа и обобщенное название подчиненных учреждений:
Историческая справка о Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации, Министерстве торговли Российской Федерации и их объединенном фонде за 1998 – 2000 годы
Вопросы создания, наименования, схемы описей дел и другие вопросы, касающиеся объединенных архивных фондов, оформляются решением ЭПК ГА РФ в соответствии с подготовленной работниками ГА РФ справкой о фондировании.
При наличии уже утвержденного названия фонда, используется название, утверждённое ранее, если никаких существенных изменений не происходило.
2.17. Историческая справка подписывается исполнителем с указанием его должности и даты составления, заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), если документы находятся на хранении в архиве организации, или аналогично исполнителем и заведующим архивохранилищем, если документы хранятся в ГА РФ.
2.18. В случае выявления дополнительных данных по истории фондообразователя, истории фонда, проведения работ, вызвавших изменения в составе фонда, а также обнаружения ошибок, в историческую справку вносятся необходимые изменения, она дополняется или пересоставляется.
2.19. Историческая справка представляется на рассмотрение ЭПК ГА РФ вместе с первой описью дел постоянного хранения, в дальнейшем, с каждым последующим годовым разделом предоставляется дополнение к исторической справке за этот же хронологический период.
Историческая справка и дополнения к ней составляются к архивному фонду организации при представлении описи дел общего делопроизводства постоянного хранения.
При представлении описи дел на документы по личному составу и/или по отдельным направлениям деятельности организации до завершения упорядочения управленческой документации за этот период, может быть представлена краткая справка по истории фондообразователя за этот период.
2.20. Исторические справки и дополнения к ним составляются в трех экземплярах, два из которых передаются в ГА РФ вместе с утвержденными экземплярами описей дел.
2.21. Историческая справка и дополнения к ней, составленные на фонд, хранящийся в ГА РФ, включаются в дело фонда. Исторические справки, составленные на фонды, документы которых не поступили на хранение в ГА РФ, хранятся в отделе организации хранения и учета документов ГА РФ вместе с контрольным экземпляром описи (или её годовых разделов), утвержденной ЭПК ГА РФ.
2.22. Списки сокращенных слов составляются к исторической справке, дополнению к ней, если в них употребляются сокращения, характерные для деятельности данной организации или ведомственной системы, к которой она относится. Общепринятые сокращения в список сокращенных слов не вносятся. Список сокращенных слов оформляется в алфавитном порядке в виде таблицы из двух столбцов без отображения границ таблицы. Списки сокращенных слов оформляются в соответствии с п. 4.10.
2.23. Оформление исторической справки осуществляется в соответствии с требованиями п. 6.2 рекомендаций.
2.24. Представленные в данном разделе требования к составлению и оформлению исторических справок относятся к архивным фондам организаций – источников комплектования ГА РФ, для личных фондов требования описываются отдельно.
2.25. Исторические справки и дополнения к ним используются работниками архивов организаций, передающих документы, ГА РФ и исследователями.
2.26. Титульные листы, подтитулы, оглавление и лист-заверитель к историческим справкам и дополнениям к ним не составляются.
3. Опись дел на бумажном носителе
3.1. Опись дел, документов – справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета это систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда[2] (см. приложение № 4).
Основным элементом описи дел является описательная статья, содержащая:
- номер дела по порядку,
- индекс дела в делопроизводстве,
- заголовок дела,
- крайние даты дела,
- количество листов,
- примечания:
3.1.1. Порядковый номер дела присваивается делу после его включения в опись и расположения в описи в соответствии с принятой схемой систематизации.
Дела, внесённые в опись под литерными номерами, вносятся в неё с помощью добавления к номеру соответствующего дела букв алфавита, например: 4, 4а, 4б, 5, 6, 7, 7а, 8
В случае пропуска номера (изъятия дела из описи или перемещения описательной статьи), в графе порядкового номера ставится соответствующий порядковый номер, напротив которого в графе «Заголовок дела» указывается: «Номер пропущен».
Максимальное количество описательных статей в описи дел (включая все годовые разделы, литерные и пропущенные номера) не может превышать 9999 позиций. При достижении максимального количества статей или приближении к этому числу, когда количество дел в следующем годовом разделе может превысить данное ограничение, опись закрывается и начинается новая опись дел со следующим свободным номером.
Также опись дел закрывается, если новые дела в неё поступать больше не будут (например, в связи с упразднением организации, прекращением полномочий, документы по выполнению которых включались в данную опись). Например:
Опись № 1 дел постоянного срока хранения Министерства труда и социального развития Российской Федерации за 1996 – 2004 годы - в связи с упразднением министерства в 2004 году
Опись № 3 электронных документов постоянного хранения переписных листов Всероссийской переписи 2002 года – в связи с завершением события (переписи населения 2002 года) и включением в опись всех переписных листов, отложившихся при проведении данной переписи
При закрытии описи оформляется единая итоговая запись, обобщающая сведения за все годовые разделы, вошедшие в данную опись:
Первый годовой раздел:
В данный годовой раздел внесено 100 (Сто) дел с № 1 по № 100, в том числе:
Литерных номеров – нет,
Пропущенных номеров – нет
Второй годовой раздел:
В данный годовой раздел внесено 100 (Сто) дел с № 101 по № 200, в том числе:
Литерные номера – 103а,
Пропущенные номера – 119
Третий годовой раздел:
В данный годовой раздел внесено 50 (Пятьдесят) дел с № 201 по № 249, в том числе:
Литерные номера – 207а,
Пропущенные номера – нет
Заключительный годовой раздел, опись закрывается:
В данную опись внесено 300 (Триста) дел с № 1 по № 299, в том числе:
Литерные номера – 103а, 207а
Пропущенные номера – 119
3.1.2. Индекс дела предназначен для простановки номенклатурных номеров дел. Для описей дел, представляемых на рассмотрение ЭПК ГА РФ, номенклатурные номера рекомендуется не указывать, так как эти номера утрачивают своё практическое значение после формирования дел и утверждения или согласования описи дел. Соответствующая графа описи используется для проставления сокращения «ДСП» для дел, содержащих документы с отметкой «Для служебного пользования», либо, по согласованию с ГА РФ, индексов дел, содержащих значимую для поиска и использования документов после их приема в ГА РФ дел во взаимодействии с другими архивными документами и учетными системами, например:
|
7234 |
140932 |
Дело персонального пенсионера РСФСР: |
19 марта 1975 |
22 |
1916 г.р. |
в графе 2 содержится регистрационный номер удостоверения
|
9 |
10008 |
Документы на выплату денежной компенсации. Иванов ... |
20 марта 1994- |
25 |
фото |
в графе 2 содержится регистрационный номер учетного дела заявителя
3.1.3. Заголовок дела содержит информацию о:
- включенных в дело видах документов или решаемых ими вопросах;
- указание на авторство документов;
- указание на адресата (адресатов) документов;
- указание на место (места), связанные с документами и на год (годы), к которому относятся эти документы.
Также в графе заголовка дела с новой строки приводится дополнительная информация об особенностях документов, включенных в дело, при необходимости.
|
Поручения Президента Российской Федерации по основной деятельности Минприроды России и документы по их выполнению за 2016 год. Том 1 |
|
Приказы №№ 1 -52 Росводресурсов по основной деятельности за 2006 год |
|
Сводный бухгалтерский баланс Росводресурсов за 2006 год и приложения к нему |
|
Переписка с полномочными представителями Президента Российской Федерации в федеральных округах, главами Администраций субъектов Российской Федерации по вопросам реализации федеральных целевых программ за 2007 год. Том 1 |
|
Личное дело работника Минкавказа России, уволенного в 2015 году: |
|
Программа к спектаклю «Лето в Ноане» по пьесе Я. Ивашкевича. В программе содержится информация о фестивале драматического искусства Польской Народной Республики в СССР |
В описательных статьях не допускаются сокращение «То же», каждый заголовок пишется полностью.
При включении в опись личных дел типовая часть заголовка («Личное дело работника…») и индивидуальная отделяются друг от друга двоеточием, пробелом после него и абзацем:
|
№ |
Индексдела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Кол-во |
Приме- |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
1 |
|
Личное дело работника Минкавказа России, уволенного в 2014 году: |
22 сентября 2014 - |
75 |
|
|
2 |
|
Личное дело работника Минкавказа России, уволенного в 2014 году: |
15 октября 2014 - |
79 |
|
Аналогичным образом оформляются и иные заголовки дел, имеющие типовую и переменные части заголовков.
3.1.4. Крайние даты дела – содержит крайние даты (начальную и конечную) документов дела или событий, которые освещаются этими документами.
Крайние даты в описи могут быть представлены следующим образом:
|
1) |
08 января 2002- |
Имеются начальная и конечная даты, документы в деле имеют даты в рамках этого интервала |
|
2) |
11 января 2022 |
Начальная и конечная дата совпадают |
|
3) |
январь 2022-
01 марта 2022- |
В одной из дат отсутствует |
|
4) |
1966, |
Одна из крайних дат отстоит от основного интервала. Могут вариации с несколькими интервалами и т.д. |
|
5) |
[январь] 1998 [1998] [XX век] |
Начальная или конечная дата определяется по косвенным данным |
|
6) |
[б/д] |
Крайние даты установить не удалось |
Сокращать даты (11 – 21 января 2022, январь – февраль 2022) или указывать месяц цифрами (11.01.2022-21.01.2022) недопустимо.
К числам месяца от первого до девятого добавляется впереди стоящий ноль (01 июня, 05 сентября, 09 декабря).
Для разделения крайних дат с интервалом используются тире и разрыв строки (пример 1), отстоящие друг от друга даты отделяются с помощью запятой, и, при необходимости, разрыва строки (пример 4). Использовать форматирование с помощью клавиши «Абзац» не допускается.
В графе крайних дат слово «год», сокращения «г.», «гг.», иные слова, отличные от названий месяцев, не используются. Исключение – слово «век». Римские цифры пишутся латиницей заглавными буквами.
3.1.5. В графе «Количество листов в деле» вносится количество пронумерованных листов в деле. Количество листов в описательной статье должно совпадать с листом-заверителем дела.
Количество листов в деле указывается следующим образом:
|
Кол-во |
|
|
127 |
|
|
1 |
Указано количество листов в деле |
|
249 |
|
Для печатных изданий указывается количество страниц, в заголовке дела отмечается, что это печатное издание, в предисловии оговаривается, что для печатных изданий указаны страницы.
Листы внутренней описи не складываются с количеством листов архивных документов и не указываются в графе «Количество листов»:
|
Кол-во |
|
|
234 |
234 листа документов и 5 листов внутренней описи |
Количество листов архивных документов и фотографий, печатных изданий и др. складываются вместе, в предисловии это оговаривается:
|
Кол-во |
|
|
72 |
68 листов документов и 4 фотографии указываются как 72 листа |
|
101 |
23 листа документов и 78 страниц печатного издания |
3.1.6. В графе «Примечания» указываются сведения, относящиеся к приему, выбытию дел при приеме-передаче и хранении дел. Внесение иной информации допускается по согласованию с отделом учета и отделом комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства ГА РФ и отображается при описании особенностей описи дел в предисловии.
3.2. Опись дел, составленная в организации - источнике комплектования ГА РФ имеет следующие элементы оформления:
3.2.1. На первом листе (приложение № 5):
1) В левом верхнем углу – наименование организации, представляющей опись;
2) В правом верхнем углу – гриф утверждения описи руководителем организации. Опись утверждается руководителем организации только после простановки и заполнения штампа с решением ЭПК ГА РФ об утверждении или согласовании описи.
Под наименованием организации в столбец:
3) Фонд № ____: если фонд ещё не имеет номер, предоставленный ГА РФ, оставляется место для ручного заполнения;
4) Опись № ___: номер новой описи дел согласовывается с отделом комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства и отделом учета ГА РФ. Для каждого следующего годового раздела описи дел к номеру дописывается слово «продолжение» в скобках;
5) указывается вид описи дел: вид описи может содержать следующие формулировки:
дел постоянного хранения;
дел по личному составу;
личных дел;
дел долговременного хранения
дел временного хранения.
|
Опись № 1 |
Опись № 3 |
Опись № 4 |
Для описи дел с определенными видами документов допустимо вместо типовых видов описей указывать вид и название по видам документов или вопросам (событиям) и сроку хранения документов, например:
Фонд № 10256
Опись № 7
электронных дел постоянного хранения
официальной статистической информации
по федеральному статистическому наблюдению
за 1993 – 2003 годы
Фонд № 10242
Опись № 3
дел постоянного хранения
соглашений (договоров) субзайма между субъектами Российской Федерации и городами-участниками Жилищного проекта МБРР в России с Минфином России и Росстроем по займам МБРР №3850-RU, 4593-RU, 4601-RU
за 1999-2003, 2008 годы
6) наименование фонда (организации):
- наименование фонда (организации) опускается, если оно совпадает с наименованием организации в левом верхнем углу:
|
Федеральная служба государственной статистики |
|
Утверждаю … |
Фонд 10256
Опись № 1 (продолжение)
дел постоянного хранения
за 2021 год
При подготовке описи дел к включению в базу данных «Опись дел» название описи указывается полностью:
Опись № 1 (продолжение) дел постоянного хранения Федеральной службы государственной статистики за 2021 год
Опись № 3 дел постоянного хранения соглашений (договоров) субзайма между субъектами Российской Федерации и городами-участниками Жилищного проекта МБРР в России с Минфином России и Росстроем по займам МБРР №3850-RU, 4593-RU, 4601-RU за 1999-2003, 2008 годы
- для объединенного архивного фонда указывается название организации, документы которой включены в данную опись:
Объединенный архивный фонд № А-468 «Главные управления по снабжению и сбыту и управление финансирования и снабжения организаций при Совете народного хозяйства РСФСР»:
|
ОАО «Федеральная контрольная |
|
Утверждаю … |
Фонд № А - 468
Опись № 4
дел по личному составу
Республиканского треста снабжения и сбыта «Росснабсбыт»
за 1940 - 1955 годы
Единый архивный фонд: Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору:
|
Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору (Ростехнадзор) ____________________________________________ представляющая организация |
|
Утверждаю … |
|
Опись № 1 Госгортехнадзора России |
Опись № 5 Госатомнадзора России |
Опись № 1 |
|
______________________________________ название фонда (организации) |
______________________________________ название фонда (организации) |
|
|
за 1998-2004 годы |
за 1998-2004 годы |
за 2014 год |
- если название организации изменялось, то указывается название, актуальное для периода, за который документы включены в опись дел, (при наличии нескольких наименований – последнее в хронологических рамках документов, вошедших в опись дел):
Переименования должны быть указаны в подтитуле (см. п.4.2).
7) за ____ годы: В данном элементе указываются крайние даты документов, включенных в опись. Если даты представляют собой интервал, то указываются через тире первый и последний годы в интервале, отдельные годы перечисляются через запятую:
|
1999-2004 |
1999, 2004 |
1999-2001, 2004 |
Название описи дел, сформированное по данным требованиям, должно совпадать для всех элементов СПС к данной описи и в исторической справке.
Образцы оформления первого листа даны в приложении № 5.
3.2.2. Под последней описательной статьей составляется заверительная надпись, состоящая из:
- количества описательных статей (цифрами и прописью в скобках) в описи,
- первого и последнего номеров дел,
- перечисления литерных дел,
- перечисления пропущенных номеров дел
- подписи составителя описи,
- подписи представителя делопроизводственной и/или архивной службы организации (может совпадать с составителем) либо представителя ликвидационной комиссии – для описи, подготовленной в рамках работы ликвидационной комиссии,
- отметка о согласовании описи ЭК (ЦЭК) организации:
годовой раздел:
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
2009 год |
|
|
|
|
|
|||||
|
|
|
Департамент угольной и торфяной промышленности |
|
|
|
|
204 |
|
Протоколы №№1-3 заседаний Экспертной комиссии по рассмотрению научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ в угольной промышленности за 2009 год |
01 июня 2009- |
98 |
|
В данный раздел описи № 1 за 2009 годы внесено 136 (сто тридцать шесть ) дел с
№ 69 по № 204, в том числе:
литерные номера: нет
пропущенные номера: нет.
Опись составил:
|
Заместитель начальника отдела архива Департамента управления делами |
(подпись) (расшифровка подписи) |
|
СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК [наименование организации] от 6 мая 20115 г. № 15/7 |
|
завершенная опись
(подготовленная в рамках работы ликвидационной комиссии):
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|||
|
|
|
|||||||
|
9925 |
189999 |
Документы на выплату денежной компенсации. |
6 апреля 1995- |
32 |
Фото |
|||
Всего в опись внесено 9924 (Девять тысяч девятьсот двадцать четыре) дела с
№ 1 по № 9925, в том числе:
Литерных:
Пропущенных: 8392
Опись составил:
[должность, организация] (подпись) (расшифровка подписи)
Член Ликвидационной комиссии
[название организации] (подпись) (расшифровка подписи)
Дата подписания описи составителем не указывается.
3.2.3. Справа от отметки о согласовании и до конца страницы должно быть оставлено место размером не менее 7х7 сантиметров для штампа ЭПК ГА РФ.
Заверительная надпись, подписи составителей, гриф согласования описи ЦЭК и штамп ЭПК ГА РФ должны размещаться на одной странице с последним делом в описи (разделе описи).
3.3. Опись, оформленная на документы, поступившие в ГА РФ, содержит:
3.3.1. На первом листе:
1) В правом верхнем углу – гриф утверждения ЭПК ГА РФ
Под грифом утверждения с левого края в столбец указываются:
3) Фонд № _____
4) Опись № ____
Номер новой описи согласовывается с отделом комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства и отделом учета ГА РФ. Для каждого следующего годового раздела описи к номеру описи дописывается слово «продолжение» в скобках.
5) Вид описи (дел постоянного хранения; по личному составу; личных дел; долговременного хранения).
Для описи с определенными видами документов допустимо вместо типовых видов описей указывать вид или название описи по видам документов или вопросам (событиям) и срок хранения документов
6) За какие годы представлены документы
В данном элементе указываются крайние даты документов, включенных в опись. Если даты представляют собой интервал, то указываются первый и последний годы, иначе годы перечисляются через запятую и тире.
Образец заполнения:
|
Днепров Эдуард Дмитриевич, государственный деятель, академик Российской академии образования |
|
УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПК ГАРФ от 31 марта 2015 года № 2 Председатель ЭПК ГА РФ ________ |
Фонд № 10244
Опись № 2
дел постоянного хранения
за 2006 год
3.3.2. Под последней описательной статьей составляется заверительная надпись, состоящая из:
- количества описательных статей (цифрами и прописью в скобках) в описи,
- первого и последнего номеров дел,
- перечисления литерных дел,
- перечисления пропущенных номеров дел
- подписи составителя описи,
- подписи заведующего отделом (архивохранилищем).
Заверительная надпись и подписи составителей должны размещаться на одной странице с последним делом в описи (разделе описи).
3.4. Таблица описи дел, содержащая описательные статьи, состоит из 6 столбцов (см. п.3.1), строк с названиями столбцов и их порядковыми номерами, а также строк с названиями разделов и описательными статьями.
3.4.1. Строка с названиями столбцов является первой и не повторяется, строка с порядковыми номерами столбцов повторяется на каждой странице.
3.4.2. Объединение ячеек не допускается. Каждое название раздела и описательная статья составляют отдельную строку таблицы и не объединяются.
3.4.3. Названия разделов пишутся в том же столбце, что и заголовки дел, требования по их оформлению даны в пункте 6.2.2.
Не допускается размещение названия раздела в отрыве от первой в этом разделе описательной статьи (её переноса на другую страницу).
3.5. Для каждого годового раздела описи дел / документов необходимо указывать год описи, за который представлены документы. Название раздела оформляется в соответствии с п. 6.2.2 (первый уровень):
|
№ п/п |
Индекс |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Кол-во листов |
Примечания |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
2007 год |
|
|
|
|
|
|
Управление делами |
|
|
|
|
1 |
|
Приказы №1-19 Росмедтехнологии по основной деятельности за 2007 год |
9 января 2007- |
166 |
|
|
№ п/п |
Индекс |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Кол-во листов |
Примечания |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
2008 год |
|
|
|
|
|
|
Управление делами |
|
|
|
|
35 |
|
Приказы №135 Росмедтехнологии по основной деятельности за 2008 год |
12 января 2008- |
151 |
|
3.6. Сокращённые слова в названиях разделов и описательных статьях используются в соответствии с п. 4.10.
3.6. Оформление описи дел осуществляется в соответствии с требованиями раздела 6 Рекомендаций.
4. Справочно-поисковые средства к описи
4.1. К описи составляется справочно-поисковые средства и лист-заверитель описи. Справочно-поисковые средства состоят из следующих элементов:
Титульный лист (обязательный элемент)
Подтитул (при наличии)
Оглавление (обязательный элемент)
Предисловие (обязательный элемент)
Приложения (при наличии)
Список сокращенных слов (при наличии)
Указатели, переводные таблицы и др. (при наличии)
4.2. Титульные листы (приложение № 6)
4.2.1. Титульный лист составляется на опись и содержит:
- название государственного архива, источником комплектования которого является организация,
- название архивного фонда,
- номер фонда,
- номер описи,
- вид описи,
- название организации, документы которой включены в опись,
- крайние даты дел, включенных в опись
- указание на даты, выходящих за рамки хронологического периода, за который составлена опись дел
|
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
КОМИССИЯ ПО УСТАНОВЛЕНИЮ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ПЕНСИЙ 16 февраля 1923 г- 27 декабря 1991 г.
Фонд А-539 Опись № 22
личных дел персональных пенсионеров за 1988-1990 годы
В описи имеются дела за |
4.2.1.1. Название государственного архива:
Государственный архив Российской Федерации
4.2.1.2. Название фонда, его краткое наименование и хронологические рамки, установленные в соответствии с пунктами 2.7-2.8 рекомендаций:
- название фонда устанавливается по наименованию организации и её подчиненности на момент составления описи дел и СПС к ней
Федеральное государственное бюджетное учреждение
Российская государственная радиовещательная компания «Голос России»
(ФГБУ РГРК «Голос России»)
22 декабря 1993 г. - 9 декабря 2013 г.
Комиссия по установлению персональных пенсий
при Совете Министров РСФСР
16 февраля 1923 г. - 27 декабря 1991 г.
- название фонда и его хронологические рамки, установленные решением ЭПК ГА РФ, приводятся полностью в соответствии с решением комиссии
Министерство промышленности и торговли Российской Федерации.
Министерство торговли Российской Федерации
(30 апреля 1998 г. – 17 мая 2000 г.)
Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору
(Ростехнадзор)
(10 сентября 1990 – н.в.)
4.2.1.3. Номер фонда: указывается номер фонда, присвоенный по учетным документам ГА РФ. Если фонд имеет литеры, то они также указываются.
При отсутствии номера фонда, оставляется место для вписывания номера фонда вручную.
Фонд № 10256
Фонд № А-539
Фонд № Р-5325
Фонд № _____
4.2.1.4. Номер описи: указывается номер, установленный в соответствии с пунктами 3.2 - 3.3 рекомендаций. Если опись имеет литеры, они также указываются.
Опись № 1
Опись № 1 (продолжение)
Опись № 1 (дополнительная)
Опись № 16-вр
4.2.1.5. Вид описи указывается в соответствии с пунктами 3.2 - 3.3 рекомендаций по срокам хранения и видам документов (дел постоянного хранения, дел по личному составу, личных дел) и по вопросам и конкретным видам документов, включенных в опись (переписных листов, учебных программ и учебно-тематических планов, отчетов по выполнению государственных контрактов и др.)
дел постоянного хранения
электронных дел постоянного хранения
учебных программ и учебно-тематических планов постоянного хранения
4.2.1.6. Название организации, документы которой включены в опись, не указывается, если оно совпадает с названием фонда.
Опись № 1 дел постоянного хранения за … годы
В случае, если в описи представлены документы за период, в котором организация имела другое наименование (наименования) и подчиненность, указывается последнее наименование за представленный период.
Опись № 1 дел постоянного хранения Академии стандартизации, метрологии и сертификации (учебной) за 1992-1997 годы
Опись № 1 (продолжение) дел постоянного хранения Государственного образовательного учреждение дополнительного профессионального образования «Академия стандартизации, метрологии и сертификации (учебная)» за 1998-2008 годы
/подтитул к описи № 1 приведен в пункте 4.3.1/
Для объединенных архивных фондов указывается наименование организации, документы которой представлены в данной описи.
4.2.1.7. Название описи формируется исходя из представленных в ней видов документов и структурных подразделений.
Названия сводных описей, в которых представлены все структурные подразделения и которые содержат основные виды документов организации (управленческую документацию или дела по личному составу) будут совпадать с названиями фонда организации:
|
Опись № 1 |
Опись № 2 |
В случае предоставления следующих годовых разделов, к номеру описи будет добавляться слово «(продолжение)».
Если состав описи ограничен делами лишь определенной структурной части организации, то названием описи будет название этой структурной части или совещательного органа. Если название структурного подразделения изменялось, то на титульном листе указывается его последнее наименование, а все изменения приводятся на листе, следующем за титульным листом, по аналогии с примером, рассмотренным в п. 4.2.1.
Если в опись включены отдельные группы документов, названием описи будет название видов этих документов:
|
Опись № 4 (продолжение) |
Опись № 4 |
Опись № 15 |
При составлении описи дел на документы объединенного архивного фонда, название описи будет состоять из названий тех фондообразователей, документы которых вошли в данную опись:
Министерство топливной промышленности РСФСР (Минтоппром РСФСР) и его промышленные объединения
Фонд № А – 632 о.а.ф.
ОПИСЬ № 9
дел постоянного хранения
Республиканского промышленного объединения
по добыче и переработке торфа (Росторф)
за 1987 – 1988 годы
4.2.1.7. Крайние даты дел, включенных в опись, указываются в соответствии с пунктами 3.2 - 3.3 рекомендаций:
за 1991 год
за 1992-2005 годы
за 2006-2008, 2011-2013, 2015 годы
4.2.1.8. Если в опись внесены документы за несколько лет с нарушением хронологической последовательности, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые имеются документы, например:
Опись № 4 дел
постоянного хранения
учебных программ и учебно-
тематических планов
ФГАОУ ДПО АСМС
за 1994-2003, 2007-2008 годы
4.2.1.9. указание на даты дел, выходящие за рамки хронологического периода описи дел (при наличии). Пример заполнения:
|
Крайние даты описи |
|
|
за 1991 год за 1992-2005 годы за 2006-2008, 2011-2013, 2015 годы |
В описи имеется дело за 1990 год В описи имеются дела за 1991 год В описи имеются дела за 1990-1991, 2016 годы |
4.2.1.10. На титульном листе также может быть отмечен номер тома описи (для описи, разбитой на тома). Титульный лист многотомной описи повторяется у каждого тома.
4.3. Подтитул составляется только при наличии изменений в названии организации (организаций), составляющей архивный фонд, и содержит название и крайние даты существования организации под этим названием, расположенные последовательно (приложение № 7):
Государственный комитет РСФСР по статистике
(Госкомстат РСФСР)
18 ноября 1991 г. – 25 декабря 1991 г.
Государственный комитет Российской Федерации по статистике
(Госкомстат России)
25 декабря 1991 г. – 25 мая 1999 г.
4.4. Оглавление составляется к описи, годовым разделам описи и томам описи, в зависимости от периода, представленного в описи (приложение № 8).
Оглавление размещается в начале описи до предисловия. В нем перечисляются все составные части описи: предисловие, приложения к предисловию, список сокращенных слов, названия всех разделов описи, указатели, переводные таблицы шифров. Для каждого элемента оглавления указываются номера соответствующих листов описи, для разделов описи – также номера первого и последнего дела в разделе.
Оглавление оформляется в виде таблицы, в которой в левом столбце указываются элементы описи, в среднем столбце – номера листов, в правом – номера первого и последнего дела в данном разделе:
Оглавление
|
|
Листы |
№№ дел |
|
Предисловие |
1–56 |
|
|
1992 год |
|
|
|
Управление делами (14 управление) |
57 |
1–11 |
|
Управление бухгалтерского учета, расчетов и контрольно-ревизионной работы (10 управление) |
57 |
12 |
|
1993 год |
|
|
|
Управление делами (14 управление) |
58 |
15–25 |
|
Управление бухгалтерского учета, расчетов и контрольно-ревизионной работы (10 управление) |
58 |
26 |
Если дела в описи расположены на обороте листа, указывается номера листа без дополнительных отметок («оборот», «об.»)
Оглавление оформляется после составления описи и предисловия к ней и нумерации листов. В оглавлении рекомендуется скрывать границы полей.
4.5. Предисловия составляются к каждой описи (годовому разделу описи).
4.5.1. Предисловие отображает информацию:
- для описи дел / документов общего делопроизводства – по истории фондообразователя (см. пп. 2.8.10 – 2.8.13, приложение № 9). Для описей, содержащих отдельные виды документов, приводятся сведения по истории создания, использования, хранения и подготовки этих документов к передаче на хранение в архив организации, ГА РФ (приложение № 10);
- кем и когда проводилась экспертиза ценности документов, формирование дел и оформление её результатов;
- о составе документов, вошедших в опись, и перечень структурных подразделений, в деятельности которых эти документы отложились;
- о принципах систематизации дел/документов в описи;
- об особенностях оформления и формирования дел, описания и систематизации заголовков дел, содержании дел и др.);
- о полноте документов;
- об исторической и практической ценности документов
- наличии и виде СПС к описи, в т.ч. в электронном виде.
4.5.2. Сведения по истории организации и истории фонда в целом помещаются в предисловии к описи, содержащей управленческую документацию организации, в соответствии с требованиями п.п. 2.7 – 2.10.3 по годам. Предисловия к остальным описям фонда содержат сведения, относящиеся только к данным описям.
4.5.3. Если фонды, входящие в состав объединённого архивного фонда, включены в одну опись (по видам документов), к ней составляется общее предисловие.
4.5.4. Если документы фондов, составляющих объединенный архивный фонд, включены в отдельные описи, составляются предисловия к описям отдельных фондов, в которых излагаются сведения, которые относятся только к данным фондам. В предисловии к описи, содержащей управленческую документацию организации, вошедшей в состав объединенного архивного фонда, включаются сведения по истории данной организации и её архивного фонда, а также об объединенном архивном фонде (название, какие организации вошли в его состав, схема распределения описей и т.д.)
4.5.5. Если фонд не является законченным, предисловия составляются к годовому разделу каждой описи, представляемой на рассмотрение ЭПК ГА РФ.
4.5.6. В предисловии к описи управленческой документации постоянного хранения (единой или к каждому годовому разделу) излагаются:
-история фондообразователя;
-история фонда;
-состав документов, включенных в опись;
-особенности фондирования документов (для объединенных архивных фондов и фондов, по фондированию которых имеется решение ЭПК ГА РФ);
-особенности формирования, описания и систематизации дел;
-состав справочно-поисковых средств к фонду
-место хранения документов по личному составу.
4.5.7. Для описи, содержащей документы по личному составу, отдельные виды документов или документы отдельных структурных подразделений, в предисловие указываются только включенных в данную опись документы и их особенности.
4.5.8. При описании состава документов, включенных в опись, оговаривается наличие основных категорий документов, их полнота, отсутствие или появление новых комплексов документов, наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда, отсутствие подлинников и т.п.
4.5.9. В предисловии указывается состав справочно-поисковых средств к документам, вошедшим в данную опись.
4.5.10. Предисловие подписывается исполнителем с указанием его должности и даты составления, заведующим ведомственным архивом (лицом, ответственным за архив), если документы находятся на ведомственном хранении, или аналогично исполнителем и заведующим архивохранилищем, если документы хранятся в ГА РФ.
4.5.11. В случае выявления дополнительных данных по истории фондообразователя, истории фонда, проведения работ, вызвавших изменения в составе фонда, а также обнаружения ошибок, в предисловие вносятся необходимые изменения, оно дополняется или пересоставляется.
4.5.12. При описании истории фондообразователя для предисловия к описи управленческой документации допускается использовать соответствующий раздел из исторической справки с сохранением или без сохранения сносок на место публикации или хранения нормативных и правовых, локальных нормативных актов.
4.5.13. При необходимости предисловие может ссылаться на нормативные и правовые акты, локальные нормативные акты и другие документы, относящиеся к документам, включенным в конкретную опись и не упомянутые в исторической справке и/или в предисловии к описи документов общего делопроизводства. Сноски на место публикации или хранения актов указываются в соответствии с требованиями раздела 2.8.7.
4.5.14. Для предисловия сохраняется формула указания на распорядительные документы организации:
вид документа _ номер документа _ автор документа _ от _
дата документа (с указанием месяца прописью) _ наименование или решение
Распоряжением № 235р МПС России от 27 мая 2002 года ФГУП «Административно-хозяйственное управление МПС России» передано в ведение Управления делами МПС России
4.5.15. Сведения о структуре фондообразователя, сети подведомственных ему организаций и изменениях в них могут быть приведены в тексте предисловия или даны в виде приложений (в зависимости от объёма структуры, количества ее изменений, графического характера представления данных).
4.5.16. По согласованию с отделом комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства и отделом учета ГА РФ многостраничные приложения могут быть представлены только в электронном виде. В этом случае, к предисловию составляется лист-заместитель на бумаге с названием приложения и его контрольными характеристиками:
Приложение № 3
Перечень подведомственных организаций Минжилпромхоза России
утвержден приказом Минжилпромхоза России № 23 от 24 января 1994 года
Название файла: Перечень_подвед_23_24-01-1994.doc
Объем файла: 36487 Байта
Дата последнего изменения: 26.05.2020 г., 12:47
Хеш-сумма в формате sha3-512: cc21dc0bce2806a230d87d86f0074cd302f2583983 6e8029ca8964cca410fc175b13769f3d34aefe0b7f0d07c644203a3d9a94f188903e9f901112a46e9c462d
4.6. Списки сокращенных слов составляются к годовому разделу, к законченной описи (ее тому), если в них употребляются сокращения, характерные для деятельности данной организации или ведомственной системы, к которой она относится. Общепринятые сокращения в список сокращенных слов не вносятся (приложение № 11).
Сокращённые слова с соответствующими им полными наименованиями располагаются в алфавитном порядке.
Названия организаций при внесении их в предисловие к описи в первый раз указываются полностью и, в круглых скобках, сокращенно (в соответствии со списком сокращенных слов). Далее в тексте описи слова, внесённые в список сокращённых слов, приводятся только в сокращённом наименовании. В описательных статьях и разделах описи названия организаций даются только в соответствии со списком сокращенных слов. При возможности, рекомендуется отказываться от использования сокращенных наименований организаций в заголовках дел. При однократном упоминании организации в описательных статьях, названиях разделов описи приводится только полное название организации.
Если полное название организации изменялось, а сокращенное - нет, то в списке сокращенных слов напротив этого сокращённого наименования приводятся все его полные наименования, с указанием даты изменения полного названия.
Список сокращенных слов
|
Сокращение 1 |
- расшифровка |
|
Сокращение 2 |
- расшифровка |
4.7. К каждому годовому разделу и законченной описи составляются заверительные надписи на отдельных листах-заверителях:
ЛИСТ – ЗАВЕРИТЕЛЬ ОПИСИ № 4 (Ф № _______)
Всего в настоящей описи пронумеровано 167 (сто шестьдесят семь) листов
Специалист КВТС России (подпись) И.И.Иванов
дата
При составлении заверительной надписи к законченной описи заверительные надписи к годовым разделам изымаются.
5. Особенности оформления описей электронных дел
и справочно-поисковых средств к ним
5.1. Описи электронных дел составляются в целом аналогично описям дел на бумаге (см. раздел 3), однако имеют ряд особенностей (приложение № 12).
5.1.1. В описи электронных дел
- в столбце 5 указывается объем дела в мегабайтах с двумя знаками после запятой: «48», «2680583,63», «0,01».
Минимально допустимое значение объема дела: 0,01 Мб, которое присваивается всем делам с объемом от 1 до 5242 Байтов включительно.
При подготовке описи электронных дел к включению в базу данных «Опись дел» значение поля, оформленное в соответствии с п. округляется до целого числа, минимальное значение – равно 1, истинный объем указывается в поле «Примечание» базы данных:
|
Объем, |
|
|
48 |
Объем файла (файлов) – 48 Мб |
|
2680583 |
Объем файла (файлов) – 2680583,63 Мб |
|
1 |
Объем файла (файлов) – 0,01 Мб (10 Кб) |
- в итоговой записи указывается общий объем всех дел в мегабайтах и в скобках – в байтах:
В данный раздел описи внесено 3 (три) дела, с № 2 по № 4
объемом 12 666,63 Мб (13 281 927 970 Байт).
Минимально допустимое значение объема дела: 0,01 Мб, которое присваивается всем делам с объемом от 1 до 5242 Байт включительно.
5.1.2. В предисловии указываются сведения, относящиеся только к документам, вошедшим в данную опись (приложение № 13):
- история бытования электронных документов и сведений информационных систем (баз данных) от их создания до завершения делопроизводством и начала подготовки к передаче на постоянное хранение (нормативно-правовая база, решаемые с их помощью задачи и процедуры использования электронных документов, программно-аппаратное обеспечение, форматы файлов и др.);
- подготовка электронных документов и сведений к передаче на постоянное хранение (описание, операции конвертирования, миграции, формирования контейнеров и др., раскрывающие процесс подготовки электронных архивных документов и подтверждающие их аутентичность);
- описание электронных архивных документов (далее - ЭАД), включающее форматы файлов, необходимое программное обеспечение, взаимосвязи между таблицами баз данных, именование контейнеров, файлов дел/документов, их расположение на дисковой системе при передаче на обособленных носителях и др., необходимые для обеспечения сохранности и использования ЭАД постоянного хранения.
Для удобства пользования сведения по истории бытования электронных документов и информационных систем, и организации ЭАД могут быть вынесены в приложения, начиная со второго номера.
5.1.3. К описи электронных дел составляется комплект документов, подтверждающий состав и аутентичность ЭАД и состоящий из:
5.1.3.1. Удостоверяющего листа, являющегося приложением № 1 к предисловию (приложение № 14).
Удостоверяющий лист оформляется в бумажном виде и содержит:
- наименование организации, представляющей опись,
- гриф утверждения руководителя организации,
- сведения об описи (номера фонда, описи, название и крайние даты),
- перечисления приложений к удостоверяющему листу с контрольными характеристиками файлов приложений: наименование файла, дата последнего изменения, объем в байтах, хеш-сумма с указанием алгоритма расчета,
- подпись составителя удостоверяющего листа,
- подпись представителя ГА РФ, проверившего контрольные суммы приложений к удостоверяющему листу.
5.1.3.2. Структуры каталогов в формате программно-независимой электронной таблицы (CSV) с указанием: названия каталога (и относительным путем до него); размер включенных в него файлов в байтах; количество файлов в каталоге (приложение № 15). Первая строка электронной таблицы содержит заголовки столбцов.
5.1.3.3. Реестра документов (внутренней описи) в формате программно-независимой электронной таблицы (CSV) с указанием: номера фонда; номера описи; номера дела; индекса дела; даты документа; регистрационного номера документа; наименования документа; объем документа в мегабайтах; примечания (приложение № 15). Для аудиовизуальных и иных документов может включаться специфичная для этих документов информация (время звучания, цветность, количество кадров и др.) Первая строка электронной таблицы содержит заголовки столбцов.
5.1.3.4. Реестра файлов в формате программно-независимой электронной таблицы (CSV) с указанием: расположения файла (относительного пути к нему); наименования файла; объема файла в байтах; дата и время последнего изменения файла; контрольные (хеш) суммы файла. Расчет контрольных сумм осуществляется по алгоритмам sha1, sha3-512 или иным, согласованным с отделом комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства ГА РФ форматам (приложение № 15). Первая строка электронной таблицы содержит заголовки столбцов.
5.1.3.5. Файлов проверки контрольных сумм файлов документов в соответствии с используемыми в реестре файлов алгоритмами расчета хеш-сумм (приложение № 15). Файл проверки составляется отдельно на каждый используемый формат расчета хеш-сумм и содержит название используемого алгоритма в своем заголовке или расширении. Файлы проверки формируются отдельно по каждому алгоритму и содержат только хеш-сумму и название файла документа (контейнера) через разделитель:
d078e4301b7e7fce1af61eb4d5a7b47aef7be1a9 *002_2018_КД\П063_Хакасский.rar
Разделителем между хеш-суммой и названием файла документа (контейнера) обычно являются пробел и звездочка (астерикс) « *».
5.1.4. Приложения к удостоверяющему листу (4.1.3.2 - 4.1.3.5) формируются только в электронном виде, предназначены для включения (миграции) в информационные системы архива организации и ГА РФ. В связи с этим, в файлах не допускается включение иной информации и форматирования, которые могут помешать автоматическому импорту, а первые строки электронных таблиц содержат заголовки столбцов этих таблицы.
Формат файлов приложений к удостоверяющему листу – только текст, либо текст с разделителями. В удостоверяющем листе указывается кодировка файлов приложений при необходимости.
5.1.5. В описи удостоверяющий лист является приложением № 1, листы-заместители для электронных приложений к удостоверяющему листу не подкладываются и опись нумеруется без учета этих приложений.
5.1.6. Данные рекомендации не затрагивают порядок описания ЭАД и составления архивных описей документов/дел при использовании Государственной информационной системы «Платформа «Центр хранения электронных документов».
6. Оформление исторических справок, описей дел
и справочно-поисковых средств к ним
6.1. Исторические справки, описи и предисловия оформляются на листах формата А4 с полями 3 см слева, 1,5 см сверху, снизу и справа.
Для архивных описей устанавливается разметка страниц «зеркальные поля» для печати с использованием обеих сторон листа. Исторические справки и СПС к описям распечатываются без использования оборотной стороны и установка зеркальных полей не применяется.
6.2. При оформлении описательных статей описи, заверителя описи, основного текста исторических справок и предисловий, оглавлений, списков сокращенных слов, листа-заверителя используется шрифт Arial 12 или аналогичный.
6.2.1. Допускается увеличение или уменьшение размера шрифта и полужирное начертание, курсивное начертание при выделении отдельных элементов, подчеркивания в основном тексте, приложениях, элементов описи на первом листе до начала описательных статей, а также в оформлении титульных листов.
6.2.2. Для названий разделов в описи используются следующие варианты оформления (по убыванию уровня раздела):
|
Уровень |
Размер и начертание шрифта |
Пример |
|
1 |
16 |
2010 год |
|
2 |
14 |
Департамент международного сотрудничества |
|
3 |
13 |
Всемирный почтовый союз |
|
4 |
12 |
Бюллетени Всемирного почтового союза |
|
5 |
12 |
Бюллетень «Электросвязь» |
6.2.3. Допускается уменьшение размера шрифта на 0,5 – 2 пт по согласованию с отделом комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства и отделом учета ГА РФ для описей с большим объемом текста в заголовке и количеством описательных статей более 5500 единиц хранения, включенных в опись одномоментно.
6.2.4. Не допускается использование двух и более видов шрифтов, выделение текста цветом.
6.3. Межстрочный интервал для исторических справок и СПС к описи составляет от 1 до 1,5 интервала, для описательных статей – 1 интервал.
6.4. Интервал между абзацами в исторической справке и СПС к описи не используется, в описательных статьях основной интервал равен 6 Пт перед и после абзаца.
При форматировании описи допускается изменение размера интервала между абзацами, добавление пустых абзацев в конце описательной статьи и названия раздела для достижения оптимального размещения (подгонки) названий разделов и описательных статей на странице с целью:
- избежать «висящих» разделов, описательные статьи которых ушли полностью на следующую страницу,
- оптимального размещения заверительной надписи – без отрыва от завершающего опись дела и разрыва элементов заверительной надписи на разные страницы.
6.5. Выравнивание абзацев в исторической справке и СПС к описи осуществляется по левому краю и ширине, за исключением названий разделов, отдельных элементов.
В описательных статьях по центру выравниваются названия столбцов и их порядковые номера, сведения в столбцах «Индекс дела» и «Количество листов», а также названия разделов. Заголовки дел могут выравниваться по левому краю или ширине. Порядковые номера дел и крайние даты выравниваются по левому краю.
6.6. При оформлении оглавлений и списков сокращенных слов рекомендуется использовать таблицы (без отображения линиями границ таблицы и ячеек). Также таблицы могут использоваться для оформления списков в исторических справках и предисловиях, приложениях к ним для визуального оформления списков. В таблицах допускается изменение размеров и начертаний шрифтов, интервалов между абзацами и строками при соблюдении удобства чтения и визуальной согласованности с остальным текстом.
6.7. Отступ первой строки составляет 1,25 см для основного текста исторической справки и предисловия. В описательных статьях отступы и выступы не используются. Для титульных листов, подтитулов, оглавлений, списков сокращенных слов и приложений использование отступов зависит от оформляемого текста.
6.8. В таблице описи каждая описательная статья и названия разделов составляют отдельные строки, а каждый элемент описательной статьи помещается в отдельную ячейку. Названия разделов помещаются в отдельные ячейки столбца «Заголовок дела» перед первым делом в разделе и отличаются от заголовков дел форматированием. При наличии нескольких заголовков разных уровней, недопустимо объединять их в одну строку и ячейку.
6.9. Таблица описи является цельной с первого по последнее дело, включенное в неё, разбивка на страницы осуществляется автоматически, без разрыва таблицы или использования отдельных таблиц. Допускается только форматирование интервалов и добавление пустых абзацев для оптимизации расположения элементов описи на странице.
При использовании абзацев и разрывов строк в тексте перед ними должен стоять пробел, чтобы избежать слияния двух слов при конвертировании описи в формат базы данных.
6.10. В тексте исторической справки и предисловия к описи используется следующая формула указания на:
нормативные правовые акты:
Вид документа _ Автор _ от _ Дата _ № _Название _ Решение
В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 16 марта 2009 года № 228 «О Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций» приказом № 93 Минкомсвязи России от 15 июля 2010 года […]
локальные нормативные акты организации:
Вид документа _ № _ Автор _ от _ Дата _ Наименование _ Решение
Приказом № 1 КВТС России от 10 января 2001 год о создании …
Приказом № 14/04-FIN/1 АНО «Оргкомитет «Сочи 2014» от 14 апреля 2014 года был утвержден План ликвидации Оргкомитета
Даты документов в тексте исторической справки приводятся полностью, месяц пишется прописью.
6.11. При наличии приложений к исторической справке, предисловию в тексте документа пишется «приложение № …», на первой странице приложения эта надпись повторяется в правом верхнем углу шрифтом Arial 10, полужирное начертание: «Приложение № …».
6.12. По согласованию с отделом комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства, отделом учета ГА РФ объемные, неформатные приложения могут быть представлены только в электронном виде. В этом случае, к исторической справке, предисловию составляется лист-заместитель на бумаге с названием приложения и его контрольными характеристиками:
Приложение № 3
только в электронном виде
Перечень подведомственных организаций Минжилпромхоза России
утвержден приказом Минжилпромхоза России № 23 от 24 января 1994 года
Название файла: Перечень_подвед_23_24-01-1994.doc
Объем файла: 36487 Байта
Дата последнего изменения: 26.05.2020 г., 12:47
Хеш-сумма в формате sha3-512: cc21dc0bce2806a230d87d86f0074cd302f2583983 6e8029ca8964cca410fc175b13769f3d34aefe0b7f0d07c644203a3d9a94f188903e9f901112a46e9c462d
6.13. Исторические справки, СПС к описям и листы-заверители распечатываются без использования оборотной стороны листа.
Описи дел (табличная часть) распечатываются с обеих сторон листа.
6.14. Исторические справки с приложениями к ним оформляются и нумеруются отдельно от архивной описи и СПС к ней. Титульные листы, подтитулы, оглавления и листы-заверители к историческим справкам не составляются.
6.15. Архивные описи и СПС к ним оформляются как единый комплекс документов в следующем порядке:
а) Титульный лист
б) Подтитул
в) Оглавление
г) Предисловие
д) Приложения к предисловию
е) Вспомогательные СПС (указатели, переводные таблицы и др.)
ж) Список сокращенных слов
з) Опись дел
и) Лист-заверитель.
6.15. Нумерация исторической справки и архивной описи осуществляется полистно, без учета оборотной стороны листа.
Листы нумеруются в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором.
6.16. В исторической справки нумеруются все листы.
В архивной описи нумеруются листы элементов описи от предисловия по саму опись дел включительно. Титульные листы, подтитулы, оглавления и листы-заверители описи дел не нумеруются.
Применение автоматической нумерации страниц средствами текстового редактора не допускается.
6.17. Исторические справки действующей организации и незакрытые архивные описи, прошедшие утверждение и согласование ЭПК ГА РФ, не подшиваются.
7. Внутренние описи
7.1. Внутренние описи дел составляются на распорядительную документацию (приказы, распоряжения, указания).
7.2. Каждая внутренняя опись составляется на одно дело. Несколько внутренних описей могут быть объединены в одном файле.
7.3. Для каждой внутренней описи вначале указывается вид документа («внутренняя опись») и порядковый номер дела по описи:
Внутренняя опись
документов дела № 1582
7.4. Внутренняя опись состоит из пяти граф:
№ документа,
Дата документа,
Заголовок документа,
Номера листов,
Примечание.
Первые две строки таблицы в обязательном содержат названия столбцов и их порядковые номера.
7.5. Порядок заполнения граф:
7.5.1. В графе 1 указывается номер документа арабскими цифрами (официально зарегистрированный номер приказа, указания, распоряжения).
Если документ имеет дополнительное буквенное обозначение, то буквенное обозначение указывается строчными буквами без пробела. При обозначении двойных и более номеров используется знак дроби « / ».
Номер документа проставляется вручную, применение автонумерации не допускается.
7.5.2. В графе 2 дата документа обозначается следующим образом: день – арабскими цифрами «01», «12», месяц – строчными буквами, год арабскими цифрами.
7.5.3. В графе 3 – заголовок документа переносится полностью без сокращений
Если документ имеет заголовок и является постановлением Правительства, декретом, указом или другим распорядительным документом высших органов государственной власти (федеральных органов законодательной и исполнительной власти), которые публикуются в официальных изданиях, то в данном поле следует указывать заголовок документа без изменений. Если все же какую-то корректировку приходится делать, то все вставленные слова необходимо заключать в квадратные скобки.
Если документ не имеет заголовка, то составитель сам формулирует заголовок документа в соответствии с правилами.
7.5.4. В графе 4 - номера листов указываются арабскими цифрами
7.5.5. В графе 5 - вносится дополнительная информация, указываются пропущенные номера распорядительной документации, если таковых более чем 1-3 подряд, обозначение ДСП для документов, если имеются.
7.5.6. Если в распорядительных номерах есть пропущенный номер, то в графе 1 указывается пропущенный номер, в графах №№ 2, 4 указывается тире « - ». В случае, если пропущенных номеров более 2 подряд, в графе 5 (примечание) указываются номера пропущенных распорядительных документов.
7.6. Каждая описательная статья занимает одну строку, разные элементы расположены в отдельных ячейках.
7.7. Новый лист внутренней описи должен начинаться с обозначения граф:
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Образец заполненной описи дел:
Внутренняя опись
документов дела № 1
|
№ документа |
Дата документа |
Заголовок документа |
Номера листов |
Примечания |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
1 |
14 января 2013 |
Об утверждении типовой формы договора |
1-25 |
|
|
2 |
18 января 2013 |
Об утверждении организационной структуры |
26-60 |
|
|
3 |
18 января 2013 |
О сокращении численности работников |
61-62 |
|
|
4 |
21 января 2013 |
Об утверждении типовой формы договора оказания консультационных услуг иностранным гражданином |
63-81 |
|
|
5 |
|
пропущен |
|
|
|
6 |
25 января 2013 |
Об утверждении Регламента по премированию работников |
82-106 |
№№ 7-9 нет |
|
10 |
25 января 2013 |
Об утверждении Положения о корпоративной политике АНО «Оргкомитет «Сочи 2014» в области компенсации расходов работникам и предоставления им дополнительных гарантий |
107-127 |
|
Опись составил [должность] [Фамилия ИО]
8. Утвержденные экземпляры описей, исторических справок
и их электронные версии
8.1. Исторические справки и архивные описи, прошедшие утверждение или согласование ЭПК ГА РФ, составляются и оформляются в трех обязательных экземплярах на бумажном носителе и одном – в электронном виде.
Два экземпляра исторической справки и архивной описи передаются в ГА РФ в качестве обязательных экземпляров. Вместе с ними передается электронная версия описи в согласованном с ГА РФ формате.
После приема обязательных экземпляров и проверки электронной версии на воспроизводимость и соответствие описи на бумажном носителе, оформляется и передается в организацию, представившую опись, выписка из протокола ЭПК ГА РФ.
При проверке обращается внимание на соответствие электронной версии описи требованиям по оформлению описей дел.
8.2. Электронная версия описи дел, СПС к ней, исторической справки принимается в ГА РФ как рабочая копия на обособленных возвращаемых и не возвращаемых носителях и по электронным каналам связи.
Данные рекомендации не рассматривают вопросы, связанные с обменом и оформлением электронных описей посредством ГИС «Платформа «ЦХЭД».
8.3. Основными согласованными форматами являются:
Для исторической справки, описи и СПС к описи, приложений в текстовых форматах – форматы файлов редактируемого текста DOC / DOCX (совместимый с Ms Office), ODT / XODT (совместимый с OpenOffice / открытый формат документов для офисных приложений).
Приложения могут быть представлены оцифрованными копиями бумажных документов в графических форматах JPG, JPEG, TIFF, PDF с разрешением от 600 точек на дюйм и выше, цветность зависит от оригинала документа.
Также приложения могут быть представлены в виде текстовых файлов в текстовых форматах TXT, CSV.
Иные форматы файлов подлежат отдельному согласованию с ГА РФ.
8.4. Электронные версии описей и исторических справок передаются в ГА РФ следующими файлами:
8.4.1. Отдельным файлом с исторической справкой и приложениями к ней;
8.4.2. Отдельным файлом СПС к описи и лист-заверитель;
8.4.3. Файлом/файлами приложений к исторической справке и/или предисловию, если они сформированы отдельно.
8.4.4. Файлом описи дел.
8.5. В случае выделения приложений отдельно от основного файла исторической справки или СПС к описи, рекомендуется в основном файле исторической справки использовать на том месте, где они должны быть, лист-заместитель с текстом:
«Приложение № … . Сформировано отдельно в [название файла]»
Если приложение имеется только в контрольном экземпляре на бумажном носителе, то на его место подкладывается лист-заместитель с текстом:
«Приложение № … . Только в бумажном виде»
8.6. В названии файла с исторической справкой отображаются:
- номер фонда (при наличии) и/или краткое наименование организации, достаточное для определения фонда,
- хронологический период, за который составлена справка.
10244_1991-1995_Историческая_справка.docx
В файлах обособленных приложений также указывается номер приложения:
10244_1991-1995_Историческая_справка_Приложение_03.jpg
Минсельхозпрод_России_1997-1998_Историческая_справка.doc
8.7. Архивная опись передается в виде двух основных файлов – описи дел и СПС к описи, возможны отдельные файлы приложений и дополнительных СПС (указателей, переводных таблиц и др.)
Для архивной описи названия файлов содержат типовую часть с номером фонда (при наличии) и/или сокращенным наименование организации, номером и видом описи по срокам хранения, крайними датами описи:
ЕврАзЭС_ 01_ пх_1996-2015_
После типовой части следует указание на содержимое каждого отдельного файла:
ЕврАзЭС_ 01_ пх_1996-2015_Опись_(1-380)
ЕврАзЭС_ 01_ пх_1996-2015_Предисловие
ЕврАзЭС_ 01_ пх_1996-2015_Предисловие_Приложение_3
8.8.1 В качестве номера фонда указывается номер, присвоенный данному архивному фонду ГА РФ.
8.8.2. Сокращенное наименование используется официальное, но если оно содержит недопустимые для дисковой системы символы или больше 25 символов, допустимо использования другого сокращения, однозначно идентифицирующего данный фонд.
8.8.3. Вид опись может быть: ПХ; ЛС; ЛД; ЭД.
8.8.4. Если к номеру фонда и/или описи имеется литера, она указывается после номера.
8.8.5. Для файла описи используется слово «Опись», в скобках добавляется номера первого и последнего дела в описи.
8.8.6. Для файла СПС к описи добавляется слово «Предисловие».
При наличии обособленных приложений, в названии файла пишется «Предисловие_Приложение», затем номер приложения. Также обозначается файл с обособленными дополнительными СПС.
8.8.7. В названии файлов могут быть также отмечены номера томов, если архивная опись была разбита на отдельные тома.
8.8.8. В названиях файлов вместо пробелов используются нижняя черточка «_».
8.9. При наличии в электронном виде внутренних описей к делам, вошедшим в утвержденную ЭПК ГА РФ опись, они также передаются в ГА РФ.
8.9.1. Внутренние описи могут быть представлены как в виде отдельных файлов, содержащих внутреннюю опись на отдельное дело или несколько дел, так и единым файлом, объединяющим все составленные в рамках описи внутренние описи.
8.9.2. Названия файлов с внутренними описями должны раскрывать их принадлежность к определенному фонду (номер или краткое наименование фонда), описи (номер и крайние даты описи), номер (номера) дела, на которое имеется внутренняя опись.
8.10. При наличии в организации справочно-поисковых средств (картотеки, электронный фонд пользования, регистрационные карточки системы электронного документооборота с реквизитами и электронными образами документов и т.д.) на документы Архивного фонда Российской Федерации на бумажном носителе, подлежащие передаче на постоянное хранение в ГА РФ, данные справочно-поисковые средства также могут быть подготовлены и переданы в ГА РФ в качестве фонда пользования по просьбе ГА РФ. Порядок и сроки передачи, форматы электронного фонда пользования согласовывается передающей организацией и ГА РФ.
Приложение № 1
к п. 2.2.
Структура исторической справки
|
Название исторической справки или дополнения к ней |
Дополнение к исторической справке о [название организации] и ее/его фонде за ____ годы |
|
|
Блок сведений по истории фондообразователя за описываемый период |
Полномочия Структура центрального аппарата Территориальные органы и подведомственная сеть |
за первый год в исторической справке |
|
|
Полномочия Структура центрального аппарата Территориальные органы и подведомственная сеть |
за каждый следующий год в исторической справке |
|
|
|
|
|
|
Полномочия Структура центрального аппарата Территориальные органы и подведомственная сеть |
за завершающий год в исторической справке |
|
[отступ 1 абзац] |
|
|
|
Блок сведений по истории фонда |
Крайние даты документов фонда; Наименование организации, передавшей документы; Сведения о мероприятиях по описанию документов и составлению описей и датах их осуществления. |
|
|
[отступ 1 абзац] |
|
|
|
Блок сведений с характеристикой документов фонда |
Основной состав документов, вошедших в описи, и их полнота; Перечень структурных подразделений, в делопроизводстве которых отложились документы постоянного хранения; Сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда; Степень сохранности и физическое состояние документов; Наличие и место хранения документов по личному составу; Возможность использования документов фонда (в каких целях); Состав научно-справочного аппарата к фонду. |
|
|
Новый лист |
Список сокращенных слов |
|
|
Новый лист |
Приложение № … |
|
|
Новый лист |
Приложение № … |
|
Приложение № 2
к разделу 2
Историческая справка о Федеральном агентстве по образованию
и его фонде за 2004-2010 годы
Федеральное агентство по образованию было создано в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 9 марта 2004 года № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти»1.
Постановлением Правительства Российской Федерации от 6 апреля 2004 года № 168 «Вопросы Федерального агентства по образованию» было установлено, что Федеральное агентство по образованию являлось федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению государственным имуществом, а также правоприменительные функции, в сфере образования, воспитания и молодежной политики упраздненного и находилось в ведении Министерства образования и науки.
Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 года № 288 «О Федеральном агентстве по образованию»2 было утверждено Положение о Федеральном агентстве по образованию.
Федеральное агентство по образованию осуществляло следующие полномочия:
[…]
Приказом № 3-5 Рособоразования от 31 мая 2004 года3 были утверждены структура и штатное расписание:
[структура]
Приказом № 306 Рособразования от 3 декабря 2004 года4 была создана Комиссия Федерального агентства по образованию по анализу эффективности деятельности федеральных государственных унитарных предприятий и утверждено Положение о Комиссии.
В 2005 году изменений полномочий Рособразования не происходило.
В 2005 году изменений структуры центрального аппарата Рособразования не происходило.
В 2005 году изменений в подведомственной сети Рособразования не происходило.
В 2006 году изменений полномочий Рособразования не происходило.
В 2006 году происходили следующие изменения в структуре центрального аппарата Рособразования.
Приказом № 132 Рособразования от 7 марта 2006 года5 Управление федерального имущества и развития материально-технической базы было переименовано в Управление федерального имущества и инвестиций
В 2006 году происходили следующие изменения в подведомственной сети Рособразования.
Распоряжением Правительства Российской Федерации от 24 января 2005 года № 64-р6 был утвержден перечень подведомственных Рособразованию федеральных государственных учреждений (см. приложение № ….).
_________________________
1) СЗ РФ, 2004, № 11, ст. 945
2) СЗ РФ, 2004, № 15, ст. 1460
3) Архив Минобрнауки России, Ф. Оп.1, Д. 11
Указом Президента Российской Федерации от 4 марта 2010 года № 271 «Вопросы Министерства образования и науки Российской Федерации»7 Федеральное агентство по образованию было ликвидировано. Функции Федерального агентства по образованию были переданы Министерству образования и науки Российской Федерации
Распоряжением Правительства Российской Федерации от 13 апреля 2010 года № 526-р8 Министерство образования и науки Российской Федерации было определено федеральным органом исполнительной власти, ответственным за проведение ликвидационных мероприятий в отношении упраздненного Рособразования.
В 2010 году изменений структуры Рособразования не происходило.
В 2010 году изменений подведомственной сети Рособразования не происходило.
С 2004 года по 2010 год Федеральное агентство по образованию возглавляли: […]
Работа по описанию, систематизации и формированию документов фонда Федерального агентства по образованию проводилась сотрудниками ГА РФ в 2010-2011 годах. По итогам проведения экспертизы ценности были составлены следующие описи:
Опись № 1 – дел постоянного хранения Федерального агентства по образованию за 2004-2010 годы в количестве 665 дел;
Опись № 2 – дел постоянного хранения закрытого делопроизводства Федерального агентства по образованию за 2004-2010 годы в количестве 28 дел;
Опись № 3– опись дел по личному составу Центрального аппарата Федерального агентства по образованию за 2004-2010 годы в количестве 298 дел;
Опись № 4 – опись личных дел работников учебных заведений и научных организаций, подведомственных Рособразованию за 2004-2010 годы в количестве 273 дел.
Подготовка дел к передаче на постоянного хранения Федерального агентства по образованию осуществлялась на основании:
- методических документов Росархива;
- инструкций по делопроизводству Федерального агентства по образованию (утверждались приказами ежегодно);
- Регламентом внутренней организации Федерального агентства по образованию;
- Номенклатуры дел Федерального агентства по образованию согласованной с Государственным архивом Российской Федерации 28 декабря 2009 года (протокол № ЭПК ГА РФ).
После проведения полистной экспертизы документов и дел, выявленные документы постоянного и долговременного хранения были сформированы в дела, пронумерованы, подшиты, составлены заголовки.
_________________________
7) СЗ РФ, 2010, № 10, ст. 1057
8) Не опубликовано
Представленные в описях дел постоянного и долговременного хранения Федерального агентства по образованию документы за 2004-2010 годы отражают многостороннюю деятельность Федерального агентства по образованию в сфере развития образования, воспитания и молодежной политики в России.
В процессе деятельности Федерального агентства по образованию отложились следующие виды документов: поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и документы по их выполнению; поручения Министерства образования и науки Российской Федерации, приказы, распоряжения Министерства образования и науки Российской Федерации, по основной деятельности и личному составу, сметы и отчеты по бюджету, спецсредствам, штатные расписания, лицевые счета, личные дела работников центрального аппарата Федерального агентства по образованию, ректоров и президентов учебных и научных организаций, подведомственных Рособразованию.
Документы постоянного срока хранения Федерального агентства по образованию отложились в основных структурных подразделениях: Административно-правовое управление, (за 2005- 2007 года Управление Административное управление), Управление экономики (с 2005 года Управление экономики и финансов), Управлении бухгалтерского учета и отчетности, Управление программ развитии в сфере образования, Управление учреждений образования (с 2007 года Управление учреждений образования и реализации национального проекта «Образования»), Управление международного образования и сотрудничества. В других структурных подразделениях документы постоянного хранения не формировались.
Документы в фонде представлены в полном объеме.
Физическое состояние дел удовлетворительное.
Документы имеют историческую и практическую ценность.
Историческую справку составил:
Главный специалист ГА РФ подпись И.И. Иванов
12 декабря 2011 г.
Приложение № 3
к п. 2.8.7.1.
Оформление сносок на официальные печатные издания:
|
Наименование издания: |
Вид сноски: |
|
Собрание узаконений и распоряжений рабоче-крестьянского правительства РСФСР |
1 СУ РСФСР, год изд., №, ст. |
|
Собрание законов и распоряжений рабоче-крестьянского правительства СССР |
1 СЗ СССР, год изд., №, ст. |
|
Собрание постановлений и распоряжений правительства СССР, РСФСР |
1 СП СССР, РСФСР, год изд., №, ст. |
|
Постановления Совета Министров РСФСР (для служебного пользования) |
1 Пост. СМ РСФСР, ДСП, год изд., |
|
Ведомости Верховного Совета СССР и РСФСР |
1 Ведомости Верховного Совета СССР и РСФСР, год изд., №, ст. |
|
Бюллетень финансово-хозяйственного законодательства |
1 БВХЗ, год изд., №, ст. |
|
Хронологическое собрание законов и указов Президиума Верховного Совета и постановлений Правительства РСФСР |
1 Хронологическое собрание законов и указов Президиума Верховного Совета и постановлений Правительства РСФСР, М., год изд., том, лл. |
|
Систематическое собрание Законов РСФСР, указов Президиума Верховного Совета РСФСР и решений Правительства РСФСР |
1 Систематическое собрание Законов РСФСР, указов Президиума Верховного Совета РСФСР и решений Правительства РСФСР, М., год изд., |
|
Сборник законов СССР |
1 Сборник законов СССР, М., год изд., том, лл. |
|
Ведомости Съезда народных депутатов РСФСР (Российской Федерации) и Верховного Совета РСФСР (Российской Федерации) |
1 Ведомости Верховного Совета РСФСР (РФ), год изд., №, ст. |
|
Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации |
1 Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, год изд., №, ст. |
|
Собрание законодательства Российской Федерации |
1 СЗ РФ, год изд., №, ст. |
Приложение № 4
к разделу 3
|
Федеральное агентство |
Утверждаю Председатель ликвидационной комиссии Росмедтехнологии _____________ [расшифровка подписи] « ___ » ________ 20___ г. |
Фонд № 10222
Опись № 1
дел постоянного хранения
за 2007-2008 годы
|
№ п/п |
Индекс |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Кол-во листов |
Примечания |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
2007 год |
|
|
|
|
|
|
Управление делами |
|
|
|
|
1 |
|
Приказы №1, 3, 4, 6/1 - 19/2 Росмедтехнологии по основной деятельности за 2007 год |
9 января 2007- |
166 |
|
|
2 |
|
Приказы №№ 20-22,30 Росмедтехнологии по основной деятельности за 2007 год |
20 марта 2007- |
159 |
|
|
3 |
|
Приказы №№ 31-35 Росмедтехнологии по основной деятельности за 2007 год |
11 апреля 2007- |
206 |
|
|
305 |
|
Ликвидационный баланс Росмедтехнологии по состоянию на 2008 год и документы к нему |
2008 |
|
|
В данную опись внесено 305 (триста пять) дел с № 1 по № 305, в том числе:
Литерных нет
Пропущенных нет
Опись составил
Сотрудник ГА РФ
Член ликвидационной комиссии
Росмедтехнологии
Приложение № 5
к пункту 3.2.1
а)
|
Федеральная служба государственной статистики (Росстат) |
|
Утверждаю Руководитель Федеральной службы государственной статистики
________________ [Фамилия И.О.] |
Фонд № 10256
Опись № 8 (продолжение)
электронных документов постоянного хранения
официальной статистической информации
по федеральному статистическому наблюдению
за 2015 год
|
№ |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние |
Объем, |
Приме- |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
2015 |
|
|
|
|
1 |
|
Социально - демографическая характеристика …. |
2015 |
149,70 |
|
б)
|
Министерство Российской Федерации
|
УТВЕРЖДАЮ
заместитель Директора Департамента организационного обеспечения и _____________ [Фамилия И.О.] «______»_____________ 2021 г. |
Фонд № 10366
опись № 3
дел по личному составу
за 2014–2020 годы
|
№ п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Кол-во листов |
Приме- |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
2014 год |
|
|
|
|
1 |
|
Приказы №№ 1 л/с - 91/1 л/с Минкавказа России по личному составу за 2014 год |
13 мая 2014 - |
178 |
|
в)
|
Федеральные органы Российской Федерации по управлению архитектурой и строительством в 1990-1998 гг. |
|
УТВЕРЖДЕНО
Протокол № 8 ЭПК ГА РФ Председатель ЭПК ГА РФ ______ |
Фонд № 10274
Опись № 3
Дел постоянного хранения
Государственного комитета РСФСР по архитектуре и строительству
за 1990-1991 годы
|
№ п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Кол-во листов |
Приме- |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
1991 год |
|
|
|
|
1 |
|
Приказы Минстроя России №№ 1-11 по основной деятельности за 1990 год |
28 ноября 1991- |
92 |
|
г)
|
Федеральные органы Российской Федерации по управлению архитектурой и строительством в 1990-1998 гг. |
|
УТВЕРЖДЕНО Протокол № 7 ЭПК ГАРФ от « 10 » октября 2017 Председатель ЭПК ГА РФ ______ |
Фонд № 10274
Опись № 4
дел постоянного хранения соглашений о подзаймах между городами-участниками и банками-участниками Жилищного проекта МБРР в России с Минфином России и Госстроем России
за 1995-1997 годы
|
№ п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Кол-во листов |
Приме- |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
1995 год |
|
|
|
|
1 |
|
Соглашение о Займе (Жилищный проект МБРР в России) №3850-RU между РФ и МБРР от 25 апреля 1995 года. Нотариально заверенная копия на русском языке и копия на английском языке |
25 апреля 1995 |
92 |
|
Приложение № 6
к пункту 4.1
Титульный лист
Государственный архив Российской Федерации
Федеральная служба государственной статистики
(Росстат)
25 декабря 1991 года - .
Фонд № 10256
Опись № 7
электронных дел постоянного хранения
официальной статистической информации
по федеральному статистическому наблюдению
за 1993 - 2003 годы
Приложение № 7
к пункту 4.1
Государственный комитет РСФСР по статистике
(Госкомстат РСФСР)
18 ноября 1991 г. – 25 декабря 1991 г.
Государственный комитет Российской Федерации по статистике
(Госкомстат России)
25 декабря 1991 г. – 25 мая 1999 г.
Российское статистическое агентство
25 мая 1999 г. – 6 декабря 1999 г.
Государственный комитет Российской Федерации по статистике
(Госкомстат России)
6 декабря 1999 г. – 9 марта 2004 г.
Федеральная служба государственной статистики
(Росстат)
9 марта 2004 г. –
Приложение № 8
к пункту 4.4
Оглавление
(обязательный элемент)
Оглавление
|
|
Листы |
№№ дел |
|
Предисловие |
1-10 |
|
|
2004 год |
|
|
|
Управление делами |
11 |
1-9 |
|
Управление экономики и финансов |
11-12 |
9-21 |
|
2005 год |
|
|
|
Управление делами |
12-13 |
22-57 |
|
Управление экономики и финансов |
14 |
57-65 |
|
2006 год |
|
|
|
Управление делами |
14-15 |
66-83 |
|
Управление экономики и финансов |
15 |
84-92 |
Приложение № 9
к пункту 4.5.1.
Опись дел общего делопроизводства
Предисловие
Комитет Российской Федерации по военно-техническому сотрудничеству с иностранными государствами был образован Указом Президента Российской Федерации от 1 декабря 2000 года № 1953 …
Этим же Указом было утверждено Положение о Комитете Российской Федерации по военно-техническому сотрудничеству с иностранными государствами. В соответствии с Положением <…>
В 2000 году изменений в полномочиях КВТС России не происходило.
В 2000 году происходили следующие изменения в структуре центрального аппарата КВТС России.
Приказом № 2 КВТС России от 28 декабря 2000 года <…>
В 2001 году происходили следующие изменения в полномочиях КВТС России.
Указом Президента Российской Федерации <…>
В 2001 году происходили следующие изменения в структуре центрального аппарата КВТС России.
Приказом № 7 КВТС России от <…>
В 2002 году изменений в полномочиях КВТС России не происходило.
В 2002 году происходили следующие изменения в структуре центрального аппарата КВТС России.
Приказом № 3 КВТС России от <…>
В 2003 году изменений в полномочиях КВТС России не происходило.
В 2003 году структура центрального аппарата КВТС России не менялась.
Упорядочение документов Комитета Российской Федерации по военно-техническому сотрудничеству с иностранными государствами за 2000 – 2003 годы было проведено в 2011 году сотрудниками ГА РФ. По итогам упорядочения составлена опись № 1 дел постоянного хранения за 2000 – 2003 годы в количестве 119 дел.
В опись вошли документы следующих структурных подразделений: Управления делами, <…> .
В опись включены следующие виды документов: поручения Правительства Российской Федерации, приказы и распоряжения КВТС России по основной деятельности, <…> и другие.
Опись построена по хронологически-структурному признаку, внутри структурных подразделений дела расположены по значимости.
В описи имеются следующие особенности:
В опись включены Поручения Правительства Российской Федерации за 2000 - 2003 годы. Поручения сформированы по дате поручений.
В годовые разделы 2002 и 2003 годов включены протоколы заседаний коллегии КВТС России и документы к ним.
Приказами КВТС России утверждались структура и штатные расписания Комитета, положения, инструкции, создавались комиссии и рабочие группы и др. Приказы КВТС России за 2000-2001 год имели единую нумерацию, приказы №№ 1, 2 за 2000 год сформированы вместе с приказами за 2001 год (дело № 24). Приказы №№ 38, 57 за 2002 год отсутствуют.
Других особенностей опись не имеет.
Документы, включенные в опись № 1, имеют историческое и практическое значение и могут использоваться в справочных целях.
Состояние документов удовлетворительное. Документы пронумерованы и подшиты.
Опись № 1 составлена на бумажном носителе и имеется в электронном виде.
На документы по личному составу составлена опись № 3, документы хранятся в Федеральной службе по военно-техническому сотрудничеству по адресу: Овчинниковская наб., 18/1.
Предисловие составил
Должность Подпись ФИО
Дата
Приложение № 10
к пункту 4.5.1.
Описи дел на отдельные виды документов:
А) по личному составу
Предисловие
В опись № 8 включены лицевые счета работников Информационного Агентства «Новости» за 1961 – 1991 года.
Опись построена по хронологическому признаку, внутри годовых разделов дела расположены по следующей схеме систематизации:
- Лицевые счета работников
- Лицевые счета работников отдела эксплуатации
- Лицевые счета работников (разные лица по счетам) за 1962 год
- Лицевые счета работников заграничных бюро
- Лицевые счета по гонорару работников
- Лицевые счета по гонорару нештатных работников
- Лицевые счета по гонорару нештатных работников
- Лицевые счета по гонорару нештатных работников (переводчики)
- Лицевые счета по гонорару нештатных иногородних работников (переводчики)
Опись имеет следующие особенности.
Лицевые счета сформированы в дела по алфавиту.
Документы поступили в ГА РФ в 2016 году из ФГУП РАМИ «РИА НОВОСТИ» по акту приема-передачи в неописанном виде, упорядочение проведено силами работников ГА РФ.
Дела подшиты и пронумерованы, имеется электронная версия описи.
Предисловие составил
Должность Подпись ФИО
Дата
Б) на отдельные виды документов
Предисловие
В Опись №1 вошли театральные, цирковые и концертные программы к спектаклям советского периода, обнаруженные работниками ГА РФ при проведении экспертизы ценности документов Федерального государственного бюджетного учреждения «Государственный фонд телевизионных и радиопрограмм» (Гостелерадиофонд) в 2015-2016 годах.
В опись включены программы преимущественно театров Москвы, а также незначительное количество цирковых и концертных программ и немногочисленные программы театров Ленинграда, Свердловска и Тбилиси. Документы в описи систематизированы по географическому принципу. Внутри каждого раздела дела систематизированы по принадлежности к определенным театрам в алфавитном порядке. Внутри подразделов документы систематизированы по названиям спектаклей и также расположены в алфавитном порядке. Следует отметить наличие в составе документов либретто, буклетов и репертуаров с иллюстрациями, а также приглашений на спектакли.
Следует оговорить особенности датировки документов. На ряде программ даты не обозначены, на большинстве имеются рукописные даты, на некоторых указан только театральный сезон или год выпуска программы.
Вопрос приема данных документов был рассмотрен на заседании ЭПК ГА РФ (протокол №1 от 1 февраля 2018 года). Было решено сформировать их в самостоятельный архивный фонд и присвоить ему название «Коллекция театральных, цирковых и концертных программ учреждений культуры СССР и Российской Федерации».
В опись №1 фонда внесены 160 (сто шестьдесят) ед. хр. за 1958, 1970 – 1971, 1973 – 1982, 1984, 1986 – 1990 годы. Состояние документов удовлетворительное.
Предисловие составил
Должность Подпись ФИО
Дата
Приложение № 11
к пункту 4.6.
Список сокращенных слов
(при наличии)
Список сокращенных слов
|
АИАС |
автоматизированная информационно-аналитическая система |
|
АКЭУ |
Ассоциация консультантов по экономике и управлению |
|
АПК |
Агропродовольственный комплекс |
|
АРМ |
Автоматизированное рабочее место |
|
БЖД |
безопасность жизнедеятельности |
|
БСМ |
Большая счетная машина |
|
ВВП |
валовой внутренний продукт |
|
ВПК |
военно-промышленный комплекс |
|
ВТО |
Всемирная Торговая Организация |
|
ВЦИОМ |
Всероссийский центр исследования общественного мнения |
|
ВЦОТ |
Всероссийский центр охраны труда |
|
ГСМ |
горюче-смазочные материалы |
|
ГФЗН |
Государственный фонд занятости населения |
|
ЕТКС |
Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих |
|
ETC |
единая тарифная сетка |
Приложение № 12
к пункту 5.1.
|
Федеральная служба государственной статистики |
|
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Росстата «_____»___________ 2020 г. |
Фонд № 10256
Опись № 18
электронных дел постоянного хранения
переписных листов Всероссийской сельскохозяйственной переписи 2016 года
|
N |
Индекс |
Заголовок дела |
Крайние |
Объем, |
Приме |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
Всероссийская сельскохозяйственная перепись 2016 года |
|
|
|
|
|
|
Алтайский край (01) |
|
|
|
|
1 |
|
Электронные переписные листы ВСХП-2016 по Алтайскому краю (форма ЭПЛ ПК) |
01 июля 2016- |
599,34 |
|
|
2 |
|
Электронные переписные листы ВСХП-2016 по Алтайскому краю (форма ЭПЛ УФ) |
01 июля 2016- |
1,51 |
|
|
3 |
|
Электронные образы переписных листов ВСХП-2016 по Алтайскому краю |
01 июля 2016- |
258762,51 |
|
|
|
|
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ |
|
|
|
|
|
|
Еврейская автономная область (99) |
|
|
|
|
236 |
|
Электронные переписные листы ВСХП-2016 по Еврейской автономной области (форма ЭПЛ ПК) |
01 июля 2016- |
19,79 |
|
|
237 |
|
Электронные образы переписных листов ВСХП-2016 по Еврейской автономной области |
01 июля 2016- |
16156,67 |
|
В данную опись включено 237 (двести тридцать семь) дел, с № 1 по № 237, в количестве 237 каталогов, 9350536 файлов объемом 8461165529170 байт / 8069178,2 Мегабайт, в том числе:
Пропущенных – нет
Литерных – нет
Опись составил:
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Росстата
от _________ г. № ______
Приложение № 13
к пункту 5.1.2.
Предисловие
В опись № 2 включена видеозапись «Как молоды мы были, как искренне любили, как верили в себя» (ноябрь 1991 – ноябрь 2006)», посвященная 15-летнему юбилею создания Правительства Российской Федерации. Видеозапись была подготовлена в Правительстве Российской Федерации и роздана членам Правительства Российской Федерации в 2006 году.
Видеозапись содержит кадры телевизионной хроники с событиями, непосредственно предшествовавшими созданию Российской Федерации и происходившими в первые годы её существования, показаны члены Правительства Российской Федерации (Ельцин Б.Н., Чубайс А.Б., Гайдар Е.Т. и др.), а также М.С. Горбачев. В видеозаписи звучит песня «Как молоды мы были» (сл. Н.Н. Добронравова, муз. А.Н. Пахмутовой). Видеозапись записана в формате DVD-видео без меню и воспроизводится бытовыми и аппаратными видеоплеерами. Расширение файла с видеозаписью – VOB. Длительность записи – 4 минуты 43 секунды.
В ГА РФ видеозапись «Как молоды мы были, как искренне любили, как верили в себя» (ноябрь 1991 – ноябрь 2006)» поступила в составе архивного фонда Э.Д. Днепрова, государственного деятеля, академика Российской академии образования (1936 - ) на DVD-R в одном экземпляре. Силами сотрудников ГА РФ были создан основной и резервный экземпляры видеозаписи в программе CDBurnerXP v.4.5.4, составлен удостоверяющий лист.
Файлы с видеозаписью расположены в папке VIDEO_TS , вторая папка AUDIO_TS не содержит файлов и является служебной.
Предисловие составил:
Опись составил:
дата
Приложение № 14
к пункту 5.1.3.1
Приложение № 1
|
<организация> |
|
Утверждаю Начальник <организации> ____________________ ФИО «_____» __________ 2021 год |
Фонд № _________
Опись № 3 (продолжение)
электронных дел постоянного хранения
<…>
за 2017 год
Удостоверяющий лист
К электронным делам, включенным в Опись № 3 (продолжение) за 2017 год Фонда № ______ составлены следующие документы с контрольными данными:
1. Реестр файлов:
Заголовок файла: 03_УЛ_YYY_2017_Реестр_файлов.csv
Дата последнего изменения: 15/11/2021 12:00:00
Объем: 1937618 Байт
Хеш-сумма: 7e7fbdbbfd8<…> 1717af4f52
2. Реестр каталогов:
Заголовок файла: 03_УЛ_YYY_2017_Реестр_каталогов.csv
Дата последнего изменения: 15/11/2021 12:00:00
Объем: 20771 Байт
Хеш-сумма: 1989d127e0cbb59cda71<…> d532a558305e679d6ef58064d130d3a
3. Хеш-сумма файлов в формате sha1:
Заголовок файла: 03_УЛ_YYY_2017.sha
Дата последнего изменения: 15/11/2021 12:00:00
Объем: 711461 Байт
Хеш-сумма: 837f815dd85d2a3dfb0de4db80cc14<…> 8587c4a3e5fb01d7f00e7
4. Хеш-сумма файлов в формате sha3-512:
Заголовок файла: 03_УЛ_YYY_2017.sha3
Дата последнего изменения: 15/11/2021 12:00:00
Объем: 1371373 Байт
Хеш-сумма: 42d97c1e7a08e4dcc8ff6b37205fedf4ea<…> b315d97ab9028b43faa8
Алгоритм расчета хеш-суммы: sha3-512 . Кодовая таблица файлов: Windows-1251
Удостоверяющий лист составил:
Главный специалист
Отдела организации документооборота ФИО
Удостоверяющий лист проверил:
Главный специалист ГА РФ ФИО
Приложение № 15
к пунктам 5.1.3.2 -
5.1.3.5
Структура каталогов:
|
Путь |
Имя |
Размер |
Количество файлов: |
|
2017\ |
0013-3179\ |
6,741,967,537 |
9 |
Реестр файлов (документов):
|
Путь |
Имя |
Размер |
Изменен |
SHA1 |
SHA3-512: |
|
\2017 |
0001-015 - 2017.sha |
154,653 |
12-23-2021 00:26 |
d7ccd<…>2650 |
6077d<…>2850 |
Файл (реестр) проверки контрольных сумм файлов:
В удостоверяющем листе (см. приложение № 14) и в названии или расширении файла указывается использованный алгоритм подсчета контрольной суммы.
В файле проверки данные записываются в формате:
контрольная сумма *имя файла.расширение
SHA1:
5bb7b5afdb00a5739daa2dad60adea25b608a20b *0013-3179\375ED660-1EF8-4C95-96DA-AC78AE524680.zip.001
63b7bfff93e4fbef1efa8261f8f18304f72ee80e *0013-3179\375ED660-1EF8-4C95-96DA-AC78AE524680.zip.002
SHA3-512:
1d1fe6ba7b1bab1e98c12e759afd619b16c1f54eadee6bcf55a794904146c145d8e049ad47a8ab8e9cea96320c72a7973440ec81c196a666a7fc16c9bc786224 *0013-3179\375ED660-1EF8-4C95-96DA-AC78AE524680.zip.001
00584aa6ffd96c209ceb08a3b12f5aede3a094e534a12a904e332c20b9d802cedf8dc1cc54d15399dd872d3be6a71d7d4d0cce16a1cc2e2dfc02de2a62661898 *0013-3179\375ED660-1EF8-4C95-96DA-AC78AE524680.zip.002
[1] ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
[2] ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
