20 февраля 2018 г. состоялось общее собрание коллектива Государственного архива РФ, посвященное итогам работы ГА РФ в предыдущем году и задачам на 2018-й. Директор ГА РФ Лариса Роговая, выступившая с докладом, сообщила, что плановые задания, в том числе обязательства, взятые по федеральной целевой программе «Культура России (2012 - 2018 годы)» и по показателям эффективности, выполнены. В работе собрания принял участие и выступил руководитель Федерального архивного агентства Андрей Артизов.
Как и в прошлые годы, в условиях отсутствия площадей Госархив продолжал комплектоваться материалами, отражающими деятельность высших и центральных органов государственной власти и управления. В 2017 году приняты документы 28 организаций-источников комплектования ГА РФ - всего 14 594 дела. Принято также семь новых фондов управленческой документации: Министерства социальной защиты РФ (1991-1996), Федеральной службы финансово-бюджетного надзора (2004-2007), Федерального агентства по геодезии и картографии (2004-2009), Федерального агентства специального строительства, Федерального агентства по госрезервам (1992-2001), Главного управления по сотрудничеству и кооперации МВЭС России (1991-1994), Российского внешнеэкономического объединения по экспорту продукции и услуг военного назначения (1991-1994).
Пополнились новыми документами фонды: Совета Министров СССР за 1954-1956 (2029 дел), Министерства финансов РСФСР, Счетная палата (2002), Госкомитет по статистике (1992-98), Совета Федерации Федерального собрания, Минэкономразвития и др. Продолжалась работа по приему документов личного происхождения, проводились переговоры с некоторыми фондодержателями о передаче личных архивов. Так, коллекция по истории Русского зарубежья пополнилась документами по истории Союза борьбы освобождения народов России и издательства «Заря», воспоминаниями участников Первой мировой и Гражданской войн, членов Дома Романовых.
Ритмично работала ЭПК архива, состоялось 16 заседаний, на которых рассмотрено и утверждено 72 описи на 37 866 дел, хранящихся в ведомствах, согласовано 34 номенклатуры. Определенное внимание уделялось упорядочению дел по личному составу.
В 2017 года были подготовлены и заключены 10 контрактов и договоров с организациями и учреждениями на проведение экспертизы ценности документов постоянного хранения и по личному составу. В ходе реализации действующих контрактов проведена экспертиза ценности дел в общем объеме более 19 тыс., подготовлены исторические справки к архивным фондам, предисловия, описи дел и др.
Сотрудники Центра комплектования оказывали методическую помощь и участвовали в мероприятиях по повышению квалификации работников организаций источников комплектования, провели обучение специалистов по делопроизводству филиалов региональных отделений Фонда социального страхования РФ по работе в электронном документообороте. Продолжалась работа по изучению электронных документов, образующихся в деятельности организаций-источников комплектования, и оказанию методической помощи в организации хранения, учета и использования электронных документов. Собранные электронные версии контрольных экземпляров описей дел оперативно передавались в отдел ИПС для включения в электронный каталог.
В 2017 году специалисты ГА РФ приняли участие в 4-х отраслевых конференциях по проблемам комплектования и использования документов на современном этапе, в том числе и электронными документами.
Задания, касающиеся обеспечения сохранности и государственного учета документов, в основном выполнены, также как и планы по проверке наличия дел, реставрации и созданию страхового фонда и фонда пользования на на бумажной основе.
Накапливается опыт эксплуатации сетевой системы контроля движения дел, выдаваемых из хранилищ с применением технологии штрихкодирования. В течение года система была модернизирована, увеличено ее быстродействие, повышена стабильность работы.
В истекшем году продолжалась работа по формированию Государственного реестра уникальных документов - ныне в него включено 67 документов ГА РФ, а также по изготовлению цифровых копий фонда пользования с микроформ.
С 2016 г. архив перешел на ведение централизованного учета в многопользовательской (сетевой) версии программного комплекса «Архивный фонд» (версия 4.1.). Проведена конвертация более 45 тыс. записей описей из формата MS Access, уточнены сведения о 10 фондах.
Из хранилищ архива в течение года было выдано 144 230 дел, в том числе в микрофильмах 30,9%.
Реализованы все запланированные мероприятия по описанию дел управленческой документации и личного происхождения, каталогизации документов по фондам СМ, ВС и Минкульта РСФСР и ведению электронных каталогов, совершенствованию и редактированию баз данных, конвертированию в ИПС читального зала новых записей и цифровых образов документов.
Наблюдается устойчивая тенденция роста числа посещений сайта архива и страниц интернет-проектов ГА РФ, размещенных на Портале «Архивы России» - прирост за год составил 7% (400 996). На 6,2% выросло количество просмотров разделов «Электронные описи» и «Электронные архивы». Регулярно обновлялась информация в разделах «Фонды», «Новости», «Выставки», «Документы свидетельствуют» и других. Опубликовано значительное количество ранее малоизвестных документов, посвященных юбилеям революции 1917 г. и государственной архивной службы.
По электронной почте в архив поступило 10 906 электронных обращений от граждан и организаций, что составило 75,7% от поступивших запросов (на 10,1% больше, чем в прошлом году).
Введена в действие Система хранения данных (СХД), на которую осуществлена запись имеющегося массива электронных образов документов и протестирована программная возможность предоставления сотрудникам архива доступа к накопленным электронным ресурсам.
За 2017 год количество дел, включенных в БД «Электронные описи ГА РФ», увеличилось на 67 085 записей. По состоянию на 31.12.2017 общее количество описаний (заголовков) дел, включенных в БД «Описи ГА РФ» - 6 642 445 дел (6 747 597 зап.). Практически все они доступны пользователям через интернет.
Продолжалась работа по вводу в электронный формат описаний на уровне документов, в частности переведены перечни указов Президиума Верховного Совета СССР за 1946-51, 53, 54 гг., распоряжения Совета Министров СССР за 1941, приказы Минвуза СССР за 1954 и постановления Госкомтруда СССР за 1957-91 гг.- всего 32799 зап.
Стабильно высоким оставалось обращение к традиционным каталогам и базам данных. В 2017 г. зарегистрировано 3 261 обращение к каталогам и 888 обращений к базам данных , в основном, к «Описям ГА РФ».
Приоритетным направление остается расширение информационной базы архива. Рассекречено полностью 544 дела и 42 426 документов, 122 дела рассекречены частично. В течение года подготовлены и направлены на рассмотрение МВД России как правопреемнику МВД СССР перечни документов по фонду МВД СССР на 3804 дела, в МВК подготовлены и направлены перечни дел по установленной форме на 11061 позицию для решения вопроса рассекречивания, подготовлена информация для включения в базу данных Росархива по итогам рассекречивания архивных материалов в 2016. Состоялось 6 заседаний Комиссии по определению степени секретности документов.
Использование документов архива также является одним из приоритетных. направлений нашей деятельности. В течение 2017 г. архив продолжал работу по выявлению документов по заданиям и обращениям органов государственной власти. Исполнено 823 запроса, по которым изготовлено 8 914 листов ксерокопий, 11 898 электронных образов документов, подготовлено 73 архивных справки и 26 перечней документов.
Исполнено 6723 тематических запроса, что на 9,6% больше, чем за 2016 г. Сохраняется тенденция роста числа исполненных запросов с положительным результатом (52%) и снижения непрофильных - на 5,9%.
Как и прежде, особое внимание уделялось организации работы по исполнению запросов социально-правового характера. В установленный срок исполнены все поступившие в течение года запросы (7 741). Все они зарегистрированы в единой федеральной АС «Запросы».
В читальных залах архива зарегистрировано 17 912 посещений, работал 2 931 исследователь. Из хранилищ было выдано 94 218 дел, из них 31% (29 140 дел) в микрофильмах. Все заказы исследователей на копирование были удовлетворены: изготовлено 76 910 листов ксерокопий документов и 61 146 сканированных образов.
Одним из важных направлений деятельности архива, имеющих образовательное и воспитательное назначение, остается работа в области патриотического воспитания: исполнены запросы музеев, поисковых групп и отрядов по восстановлению имен погибших героев в годы Великой Отечественной войны, в том числе по номерам наград, для пополнения экспозиций. По обращениям российских и зарубежных ведомств проводилось изучение и копирование документов архива с целью уточнения мест массовых захоронений военнопленных и мирных граждан на территориях России, Украины, Белоруссии, Прибалтики, Польши, Германии. Архив принял активное участие в подготовке интернет-проекта, посвященного 75-летию разгрома немецко-фашистских войск в Сталинградской битве. Продолжалась работа по реализации проекта «Архивы - школам».
В течение года документы ГА РФ были использованы в 58 изданиях. Самостоятельно или в качестве соисполнителя архив работал над подготовкой 18 сборников документов. Так, с участием ГА РФ вышел межархивный сборник «Россия и Финляндия: от противостояния к миру. 1917-1920». Завершена работа над сборником документов «Журналы и стенографические отчеты заседаний Совета Министров Российского правительства А.В. Колчака (ноябрь 1918 г - декабрь 1919 г.)», на стадии завершения находится сборник «Советский Союз и польское военно-политическое подполье», очередной том «Истории создания и развития оборонно-промышленного комплекса России и СССР. 1900 - 1963 годы», фотоальбомом «Гражданская война и иностранная интервенция в России».
Активизировалась выставочная деятельность архива. В качестве организатора и соорганизатора архив подготовил шесть выставок, кроме того, две демонстрировались с 2016 г. Всего ГА РФ принял участие в 24 выставочных и пяти интернет-проектах.
В Выставочном зале федеральных архивов состоялись четыре выставки, из них три подготовлены непосредственно ГА РФ («Последняя императрица», «Рисунки художника Ю.К. Арцыбушева»; «Романовы и Папский Престол»). Только эти выставки посетило более 10 тысяч человек, проведена 161 экскурсия. Особо следует отметить выставку «Последняя императрица», где основными экспонатами являлись разного рода мультимедиа и посетители могли посмотреть, как осуществляется сканирование документов архива, создаются их электронные образы.
Выставки, организатором или соорганизатором которых являлся архив, посетило 336 607 человек.
В Научную библиотеку за 2017 г. поступило 2 438 книг и брошюр, 431 номер журналов и 2 414 экз. газет.
Проводилась работа по ретроконверсии в БД «Библиотека ГА РФ» каталогов поступивших коллекций - Головина, Йордана, Таралы, Утехина и др. Завершена работа по составлению библиографического указателя «Печатные издания архивных учреждений, вышедшие в свет в 2011-2016 гг.». Указатель размещен на сайте ГА РФ.
Активно работал читальный зал библиотеки: выдано 6 687 изданий (книг, брошюр, журналов) в читальный зал, зарегистрировано 1764 посещения библиотеки, подготовлена 371 библиографическая справка.
Международные связи реализуются в рамках отраслевого сотрудничества. Представители архива принимали активное участие в значимых международных мероприятиях - заседаниях Евроазиатского регионального отделения МСА, 7-го российско-американского «Диалога Форт Росс», выступали с докладами на международных конференциях. Проводились консультации по актуальным аспектам развития архивного дела с представителями архивных служб Таджикистана, Киргизии, Израиля, Кореи, Тайланда, ОАЭ. Всего прошло всего таких 12 встреч.
Были организованы стажировки архивистов Республики Татарстан и Уральского федерального округа, практика студентов МГУ, РГГУ, Свято-Тихоновского университета, Высшей школы экономики.
В текущем году архив сосредоточит усилия на работе по повышению эффективности в соответствии с утвержденной «дорожной картой», предоставлении качественных государственных услуг, на принятии мер по соблюдению нормативных режимов хранения документов, в том числе противопожарного, охранного и санитарно-гигиенического. Архив продолжит работу с источниками комплектования. Особое внимание будет уделено участию в мероприятиях, посвященных празднованию 100-летнего юбилея государственной архивной службы России, организации и проведению юбилейной выставки, подготовке серии публикаций по документам архива.
По-прежнему должное внимание будет уделяться соблюдению требований пожарной и охранной безопасности помещений, обновлению и укреплению материально-технической базы архива.
По состоянию на 31.12.2017 г. списочная численность работников ГА РФ составляла 261 человек.
В заключение директор ГА РФ поблагодарила всех сотрудников за слаженную работу, выразила признательность Федеральному архивному агентству и лично А.Н. Артизову за постоянную помощь и поддержку.
На собрании ряду специалистов ГА РФ за активную и добросовестную работу были вручены ведомственные награды.
В принятом дирекцией решении по итогам обсуждения доклада отмечена необходимость сосредоточить усилия коллектива на выполнении Плана мероприятий ГА РФ по повышению эффективности и качества предоставляемых государственных услуг (выполняемых работ). Должна быть продолжена реализация комплекса мер по поддержанию в рабочем состоянии и укреплении систем противопожарной охраны, безопасности архивохранилищ, других помещений архива и обеспечении должных условий хранения документов. Предусматривается дальнейшее развитие системы контроля движения дел, выдаваемых из архивохранилищ, с применением технологии штрихкодирования, розыск необнаруженных дел, выявление и описание уникальных документов.
В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации предполагается провести паспортизацию организаций-источников комплектования ГА РФ по состоянию на 01.12.2018.
Намечены и другие меры, касающиеся совершенствования деятельности архива.
