29 сентября 2017 г. Директор Государственного архива РФ Лариса Роговая приняла участие в состоявшемся 26 сентября в Екатеринбурге XIII ежегодном заседании Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве. В прениях по докладу «Проблемы комплектования государственных и муниципальных архивов на современном этапе», с которым выступил заместитель главы Федерального архивного агентства Андрей Юрасов, руководитель ГА РФ обозначила ряд важных проблем, требующих неотложного решения.
Между тем список комплектования Госархива насчитывает 278 организаций. При этом на ведомственном хранении в учреждениях - источниках комплектования остаются более 1,2 млн дел, в том числе свыше полумиллиона, включенных в описи ГА РФ и прошедших утверждение ЭПК (экспертно-проверочной комиссией). Положение усугубляется тем, что наблюдается тенденция к значительному увеличению количества дел, как постоянного, так и временного хранения, образующихся в ведомствах. За последние десять лет эта цифра выросла почти вдвое. «Причины этого, - отметила Лариса Роговая, - мы видим в несовершенстве делопроизводства, недостаточном внимании ведомств к документированию своей деятельности и, как следствие, сохраняющейся тенденции сокращения квалифицированных кадров в архивах организаций. Старение кадров вызывает тревогу и в ГА РФ, поскольку молодые люди, получившие определенный профессиональный опыт, по существу переманиваются ведомствами и организациями, предлагающими им более привлекательные условия».
В последние годы по существу совершен прорыв к современным технологиям архивного дела. Так, ГА РФ первым из федеральных архивов начал развивать новую инфраструктуру, позволяющую выйти на качественно новый информационный уровень. Электронный ресурс к началу 2017 г. достиг около 8 млн записей и продолжает развиваться. Основой нового научно-справочного аппарата стал электронный путеводитель, который содержит описания более 3,2 тыс. фондов ГА РФ. В электронный формат переведено более 1,2 млн заголовков архивных дел, получено 5,7 млн электронных образов документов, что существенно облегчает работу исследователей. В состав «Электронного архива» решено включить и ресурсы Научной библиотеки ГА РФ, представляющей уникальное и богатейшее собрание печатных изданий, газет и журналов, плакатов, листовок, фотографий и произведений искусства.
За минувшие два года в 2,5 - 3 раза выросло число посещений официального сайта ГА РФ. Помимо базы данных «Электронные описи», которая находится в свободном доступе, интерес пользователей в немалой степени связан с регулярно публикуемыми архивными документами, посвященными конкретным историческим событиям, вызывающим повышенный общественный интерес.
ГА РФ проанализировал использование информационных технологий и наличие электронных документов в организациях - источниках комплектования. Основные выводы из анкетирования заключаются в том, архивисты ведомств не поддерживают связь с подразделениями, отвечающими за внедрение и поддержку информационных технологий.
Как правило, они не участвуют в обсуждении новых требований к внедряемым технологиям и определению документов для ретроконверсии, часто вообще не знают, что такое электронный документ. В ГА РФ считают, отметила директор ГА РФ, что многим министерствам и ведомствам требуется принять более энергичные меры по подготовке электронных документов к постоянному хранению в архивах. «На наш взгляд, - сказала Лариса Роговая, - в процессе подготовки новых правил работы государственных архивов следует более четко прописать основные требования к работе с электронными документами. Необходимо расширить спектр научно-методических исследований по всем направлениям работы с электронными документами. Для обеспечения приема, хранения и использования документов в новом формате необходима полноценная государственная программа и концепция комплектования и использования архивных электронных документов. И конечно, нужны специалисты для обслуживания сетевой инфраструктуры, оборудования и программного обеспечения».
Сложившиеся предпосылки для дальнейшего развития информационной инфраструктуры позволяют надеяться, что она будет совершенствоваться и полнее отвечать на вызовы времени и запросы граждан, государственных органов и общественных организаций относительно ретроспективной информации.
В заседании Совета по архивному делу участвовали руководители архивных служб 69 субъектов Российской Федерации, федеральных муниципальных архивов и архивов Свердловской области, представители общественных организаций и бизнес-структур, сотрудничающих с архивами.
Заседание Совета, прошедшее в преддверии 100-летия государственной архивной службы также обсудило основные задачи, стоящие перед архивистами в юбилейный период. Начальник управления государственной политики и нормативно-правового регулирования Росархива Александр Грошев. Он прокомментировал План основных юбилейных мероприятий, утвержденный приказом Росархива от 19 июля 2017 г.: «Предстоящее празднование должно стать не столько поводом для организации традиционных официальных торжеств, сколько точкой отсчета начала нового этапа в жизни архивной отрасли, связанного с открывающимися перспективами вхождения архивов в цифровую эпоху».
По итогам заседания принята резолюция, в которой, в частности, отмечается настоятельная потребность в дальнейшем совершенствовании архивного законодательства. В частности, подчеркивается необходимость совершенствования правового регулирования проблемы комплектования региональных государственных и муниципальных архивов документами органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов, расположенных на территории субъекта Российской Федерации, и реализации контрольных функций за соблюдением законодательства об архивном деле.
В связи с ростом объемов ежегодного документообразования отмечена потребность в оптимизации состава архивных документов, отбираемых на постоянное хранение, и в сокращении сроков хранения архивных документов, не подлежащих постоянному хранению. Учитывая внедрение в работу информационно-коммуникационных технологий и переход большинства органов государственной власти на электронный документооборот, была отмечена особая важность влияния этих процессов на методы комплектования архивов.
27 сентября участники заседания посетили историко-документальную выставку «Демидовы на Урале». В экспозиции представлены документы ГА РФ, Национального архива Финляндии, государственных архивов, музеев и библиотек уральских регионов. С приветственным словом на презентации выступил руководитель Росархива Андрей Артизов.