2 марта 2017 г. состоялось расширенное заседание коллегии Федерального архивного агентства, рассмотревшее итоги работы Росархива в 2016 году, задачах на 2017 год и среднесрочную перспективу. В обсуждении доклада руководителя Росархива А.Н. Артизова приняла участие директор ГА РФ Л.А. Роговая.
Говоря об участии Госархива в реализации плановых мероприятий и заданий Росархива, Л.А. Роговая отметила, что практически полностью реализованы все намеченные рубежи, а по ряду показателей т.н. «дорожной карты» - проверки наличия, описания документов, исполнения поручений и заданий органов власти, тематических запросов - перевыполнены. В частности, На 5,5 млн рублей превышен план установленного задания по привлечению внебюджетных средств. Успешно продолжалось наращивание электронного информационного ресурса - одного из стратегических направлений нашей деятельности ГА РФ. За счет этого значительно расширился доступ к архивным документам, что способствовало увеличению более чем в 2,5 раза числа зарегистрированных пользователей сайта. Напряженно работали читальные залы, в которых было зарегистрировано 17 тыс. посещений. Более чем вдвое выросло количество копий, изготовленных по заказам исследователей и запросам. Архив занимался подготовкой 20 сборников документов, шесть из которых вышли в свет в прошлом году. Специалисты архива участвовали в 16 научных конференциях, в подготовке 24 документальных выставок, две из которых открыли президент РФ В.В. Путин и патриарх Московский и всея Руси Кирилл.
Более обстоятельно директор ГА РФ остановилась на проблемах комплектования архива. В 2016 году были подведены итоги паспортизации архивов организаций - источников комплектования. По ее результатам в список включено 278 организаций. Особо подчеркнуто, что в последнее десятилетие комплектование проводилось в условиях отсутствия площадей и практически свелось к приему документов от ликвидированных организаций, а также в случаях, когда возникала угроза сохранности документов на ведомственном хранении.
Сегодня объем дел хранящихся сверх срока в организациях-источниках комплектования ГА РФ составляет 436 тыс. единиц хранения. В дальнейшем эта цифра будет расти, поскольку ныне в организациях-источниках комплектования ежегодно в среднем образуется 54 тыс. дел постоянного хранения (десять лет назад их было 29 тыс.).
С большими трудностями сопряжен прием документов ликвидированных ведомств. Так, в прошлом году, например, ликвидационные комиссии были образованы в 19 организациях, некоторые из них продолжают работают и в настоящее время.
Очевидно, что вернуться к полноценному комплектованию архива в плановом режиме можно, только создав новое архивохранилище. Других путей решения проблемы сегодня мы не видим. Между тем давний вопрос о строительстве и реконструкции здания ГА РФ на Бережковской набережной по-прежнему остается в «подвешенном» состоянии.
Комплектование архива осложняет и то обстоятельство, что в организациях-источниках наблюдается разный уровень организации делопроизводства. На качество работы с документами влияет наличие перечней документов со сроками их хранения, которые дают возможность более качественно проводить отбор документов, отслеживать дублетную информацию и степень ее поглощенности.
После выхода Типового перечня документов с указанием сроков хранения в 2010 году и разработки ВНИИДАДом специальных методических указаний работа ведомств по подготовке отраслевых перечней заметно активизировалась. Через согласование ЦЭПК при Росархиве прошел 21 отраслевой перечень. Как известно, уже начата подготовка такого перечня в Росфинмониторинге, Верховном суде, Федеральной таможенной службе, приступает к разработке этого документа Минобрнауки России. Вместе с тем приходится констатировать, что сегодня не имеют своих перечней целые отрасли народного хозяйства - такие как транспорт, сельское хозяйство, труд и социальное обеспечение, здравоохранение, культура и другие. В Госархиве считают, что федеральным органам исполнительной власти нужно серьезно обратить внимание на эту сферу; в необходимых случаях привлекать специалистов-архивистов на условиях аутсорсинга.
В последние годы прослеживается тенденция значительного увеличения количества дел, образующихся в ведомствах, как постоянного хранения, так и временного. Одной из причин этого, как нам видится, стало несовершенство делопроизводства и недостаточное внимание ведомств к документированию своей деятельности. Свое взаимодействие с ведомствами архив осуществляет прежде всего с представителями делопроизводственных и архивных служб, в которых мы с сожалением наблюдаем снижение числа квалифицированных сотрудников, имеющих специальное образование. По-прежнему незначительным остается число организаций, самостоятельно осуществляющих экспертизу ценности документов и представляющих описи дел на рассмотрение ЭПК ГА РФ. По данным паспортизации 2015 года более 59% дел постоянного хранения не имеют утвержденной архивом описи. Наши специалисты оказывают консультативно-методическую помощь организациям при составлении исторических справок к архивным фондам, проведении экспертизы ценности документов, поэтому нам важно сохранение имеющегося квалифицированного, опытного кадрового состава.
Это крайне важно еще и потому, что на ведомственном хранении находится более 1 млн дел (по сравнению с паспортизацией 2012 года цифра увеличилась на 86 тыс. дел). Из них в утвержденные ЭПК описи включен 41,1% дел (518 тыс.). Этот показатель по сравнению с прошлой паспортизацией вырос на 4,5%.
В вопросах приема документов на хранение продолжают оставаться и серьезные лакуны в архивном законодательстве. Взаимодействие организаций федерального подчинения и государственных архивов субъектов, как нам кажется, в правовом поле проработано далеко не в полной мере.
Яркий пример тому - иск обанкротившегося учебного комбината «Молочное» Вологодской области к ГА РФ о «понуждении» принять документы по личному составу за период 1936 - 2015 годы. Он, иск, был поддержан всеми московскими судебными инстанциями. И только Верховный суд, куда ГА РФ обратился с жалобой, отменил ранее принятые решения городского, апелляционного и кассационного арбитражных судов. Дело, наконец, закрыто и решения в отношении ГА РФ отменены. Теперь истец будет заново обращаться в суд с иском, но уже к архивам Вологодской области. Они, кстати, вполне могли решить этот вопрос сразу, профессионально, на уровне субъекта, на территории которого расположен учхоз.
Еще одна проблема комплектования архива связана с электронными документами. В организациях-источниках комплектования широко внедряются современные информационные технологии. В 2015 году ГА РФ впервые запросил сведения об электронных документах, информационных системах архивного хранения документов, системах электронного документооборота и электронных архивах. Нами были разработаны специальные таблицы и направлены в 247 организаций. Три четверти из них представили данные, которые показали, что в ближайшем будущем мы станем свидетелями значительного роста объемов электронного документооборота, а значит и электронных документов. Часть из них пополнит Архивный фонд РФ.
В то же время анализ полученных материалов указывает на то, что в ведомствах неоднозначно трактуют понятие «электронный документ», применяют различные системы электронного документооборота, форматы и средства хранения электронных документов.
Очевидно, что основные нормативные документы - правила делопроизводства федеральных органов исполнительной власти и работы архивов в должной мере не соблюдаются. В ряде ведомств архивисты не связаны с подразделениями, отвечающими за внедрение и поддержку информационных технологий и не привлекаются к обсуждению требований к внедряемым информационным системам. Мы надеемся, что известное расширение полномочий Росархива в сфере делопроизводства поможет справиться с этими трудностями.
В результате проведенной паспортизации сегодня у нас есть ясное представление о масштабах и объемах внедрения информационных технологий в организациях-источниках комплектования. Понимая, что увеличение приема электронных материалов - это неизбежность, - в архиве была усилена квалифицированными кадрами ранее созданная группа по комплектованию архива такими документами документами. Полагаем, эта мера позволит архиву лучше решать стоящие перед ним задачи, связанные с комплектованием электронными документами.
Разумеется, это не отменяет необходимость укрепления архива специалистами, которые призваны профессионально заниматься технологиями работы с электронными документами. Такими, например, как поддержание форматов хранения, применения цифровой подписи, проверки целостности документов и качества поступающих носителей, обеспечения их сохранности и использования. К сожалению, по этим вопросам недостает нормативного, методического и финансового обеспечения.
Л.А. Роговая особо выделила вопросы, которые необходимо решать совместно с организациями и Росархивом по сохранению современных электронных исторических источников.
Во-первых, организациям необходимо заранее предпринимать меры по подготовке электронных документов к постоянному хранению. Это подразумевает создание политики информатизации организации, разработку единых требований к внедряемым программным комплексам и регламентов работы с применяемыми решениями. Таким образом можно будет единообразно построить основные технологические процессы работы с документами в делопроизводстве и архиве организации.
Во-вторых, в процессе подготовки новых правил работы государственных архивов следует более четко изложить все основные требования к процессам работы с электронными документами.
В-третьих, необходимо расширить спектр научно-методических исследований всех аспектов работы архивов с электронными документами. В частности, требуют решения вопросы: разработки национального стандарта оцифровки архивных документов; определения четких критериев экспертизы ЭД и порядка ее проведения; создания концепции долговременного и постоянного хранения ЭД ввиду короткого жизненного цикла современных информационных технологий.
В-четвертых, для обеспечения приема, хранения и использования архивных электронных документов необходима полноценная стратегия комплектования электронными документами федеральных архивов. Нужно знать, как мы будем обеспечивать их сохранность и использование в долговременной перспективе, какими должны быть соответствующие им организационные, технологические и кадровые решения, нормативные документы, учебные курсы.
Откладывать решение этих вопросов на перспективу нельзя, они требуют срочного разрешения уже сегодня, иначе мы поставим под угрозу сохранность цифрового архивного наследия.
***
По результатам обсуждения доклада А.Н. Артизова коллегия Росархива приняла соответствующее решение, а также План деятельности Федерального архивного агентства на 2017 - 2022 годы (публикуются на официальном сайте archives.ru).
