17 февраля 2016 г. состоялось собрание коллектива Государственного архива Российской Федерации, на котором обсуждены итоги работы ГА РФ в прошедшем году и задачи на текущий период. В докладе, сделанном руководителем архива С.В. Мироненко, отмечено, что Госархив выполнил все основные плановые задания, в том числе предусмотренные федеральной целевой программой «Культура России». Положительно оценил деятельность ГАРФ и руководитель Федерального архивного агентства А.Н. Артизов, принявший участие в собрании.
В докладе и выступлениях отмечалось, что наряду с осуществлением планов дополнительно проведена большая работа по проверке наличия, реставрации и созданию страхового фонда, описанию дел управленческой документации и дел личного происхождения.
В 2015 году последовательно продолжался прием документов на постоянное хранение - принято около 33 тыс. дел из 29 организаций-источников комплектования, в том числе семь новых фондов. С просьбой о приеме документов в архив обратились более 20 ведомств и организаций, однако из-за отсутствия свободных площадей для 46 тыс. дел это сделать было невозможно.
Ритмично работала ЭПК архива, на заседаниях рассмотрено и утверждено 82 описи на 36,7 тыс. дел, хранящихся в ведомствах, в том числе 168 дел электронных документов.
В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации организована паспортизация организаций-источников комплектования ГА РФ. В ходе реализации заключенных ранее контрактов проведена экспертиза 24 тыс. дел, подготовлены исторические справки к архивным фондам, предисловия, описи дел и другие необходимые мероприятия. По 16-ти контрактам работа уже завершена, по трем действующим будет продолжена в текущем году.
Продолжалась подготовка страхового фонда к отправке на хранение в г. Ялуторовск. В соответствии с приказом Росархива туда переданы материалы в объеме 589 тыс. кадров (132 единицы хранения), отснятых с 11 тыс. дел.
Успешно шло формирование Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, куда включен 61 документ из фондов ГАРФ.
В течение года было изготовлено 455 тыс. электронных образов (5,2 тыс. дел); кроме того, с целью улучшения качества изображения обработано 62,8 тыс. электронных образов (392 дела).
Напряженно продолжался розыск необнаруженных дел: было снято с учета шесть дел, из которых три дела удалось найти в архиве, а еще три возвратить из Московского уголовного розыска.
Постоянно ведется работа с программным комплексом «Архивный фонд», каталогизация документов и ведение электронных каталогов, обновление интернет-версии ИПС «Электронные описи ГАРФ», осуществлен перевод сайта и электронного информационного ресурса архива на новый сервер.
В течение 2015 года зарегистрировано свыше 302 тыс. посещений сайта, что почти втрое больше, чем в предыдущем году. Посещение раздела «Электронные описи ГАРФ» увеличилось более чем на четверть, а «Электронные архивы» на 59 процентов. Всего к информационным ресурсам ГАРФ за год осуществлено 427 тыс. визитов.
На новый уровень поднялось обслуживание посетителей в читальном зале ГА РФ. Отныне требования на выдачу материалов здесь принимаются только в электронном формате. Продолжалось тестирование и внедрение системы автоматизации технологического процесса контроля за движением дел «читальный зал - хранилище - читальный зал» (с применением технологии штрих-кодирования). В настоящее время система уже стабильно работает в архивохранилище федеральных органов законодательной, исполнительной и судебной властей.
Регистрация запросов на документы из фондов ГА РФ проводится в базе данных Справочно-информационного центра Росархива. В оперативном порядке готовились предложения по усовершенствованию работы базы. Между тем замена компьютерного оборудования на более современное, как отмечено в докладе, в силу многих причин все еще требует более энергичных усилий и, главное, необходимых средств.
Госархив в основном завершил многолетнюю работу по переводу информации из описей (уровень дела) в электронный формат. В истекшем году особое внимание было уделено проверке качества ввода, подготовке к конвертированию в ИПС, выверке итоговых записей, внесению изменений в ИПС «Электронные описи ГА РФ». В течение года база пополнилась 40,5 тыс. записей (40,3 тыс. дел).
Общее количество описаний (заголовков) дел, включенных в электронные описи, на 01.01.2016 составляет 6 604 261 (6 502 954 дела). В это число входит 255 966 не принятых дел - контрольных экземпляров описей, утвержденных ЭПК архива). Сегодня пользователям архива доступно через интернет 9 477 описей, или 5 650 265 записей.
Заметный объем работы занимает выявление документов по заданиям органов государственной власти, ведомств, учреждений, организаций и граждан, а также по устным, главным образом телефонным запросам. Практически по всем им в течение года наблюдается рост - от 12 до 23 процентов.
Как и прежде, особое внимание архив уделял исполнению запросов социально-правового характера, стремясь исполнить их в максимально короткое время. Одним из приоритетных и перспективных направлений в этой деятельности остается восстановление имен воинов, погибших, пропавших без вести или попавших в плен. Например, удалось восстановить 92 имени погибших во время Отечественной войны солдат и офицеров, выявить для родственников и поисковых групп разного рода документы. 97,5 процента запросов удовлетворены в установленные законодательством сроки. На текущий год ввиду сложности поступивших просьб перешло 2,5 процента запросов.
Читальные залы архива обслужили 2 803 исследователей, зарегистрировано 17 421 посещение. По заказам пользователей и запросам изготовлено около 90 тыс. листов ксерокопий документов и 23,5 тыс. их электронных образов.
Велась работа по расширению информационной базы архива. Полностью рассекречено 1 984 дела, девять дел частично, сотни документов переведены в режим ограниченного допуска. Подготовлены и направлены в межведомственную комиссию для дальнейшего рассекречивания ряд дел Совета Министров, Верховного Совета, МВД и Главлита СССР.
В 2015 году издан подготовленный архивом аннотированный указатель дел и документов «Россия и Христианский Восток в документах Государственного архива Российской Федерации (XIX - XX вв.). Отв. ред. О.Н. Копылова, сост.: Б.Ф. Додонов, Т.Н. Котлова, Г.Н. Иофис, Е.А. Чиркова, К.А. Лукина, В.И. Широков. М.: Индрик, 2015.
Опубликован сборник документов, в подготовке которого архив принимал активное участие, «История создания и развития оборонно-промышленного комплекса России и СССР, 1900 - 1963 : док. и материалы. - М., 2004 - Т. 4 : Оборонно-промышленный комплекс СССР накануне Великой Отечественной войны (1938 - июнь 1941) . М. : Кн. клуб Книговек, 2015.
Кроме того, в течение года архив самостоятельно или в качестве соисполнителя работал над подготовкой 13-ти сборников документов. Всего же документы из фондов ГА РФ были использованы в 89 изданиях.
По-прежнему активно осуществлялась выставочная деятельность архива. Самостоятельно или в качестве одного из организаторов архивом было подготовлено десять выставок, сотрудники архива приняли участие еще в 19-ти выставочных проектах. В Выставочном зале в течение года демонстрировалось пять историко-документальных выставок, которые посетили около пяти тыс. человек.
Большим вниманием пользовались выставки, демонстрировавшиеся за рубежом и посвященные различным аспектам взаимоотношений России и зарубежных стран, - в Белграде (Сербия), Миннеаполисе (США), Вене (Австрия), Монте-Карло (Монако), Берлине (Германия). Выставки имели большой общественный резонанс, имели позитивную прессу и несомненно способствовали созданию положительного образа России.
За год в Научную библиотеку ГАРФ поступило 2 256 книг и брошюр, 1 165 номеров журналов. Кроме того, из Музея русской культуры (Сан-Франциско, США) поступило 5 699 номеров журналов, 57 книг и 88 номеров газет, изданных русской эмиграцией.
Развивалась международная деятельность ГА РФ. Так, по договору с Национальным архивом Финляндии продолжено выявление и микрофильмирование документов по истории этой страны в российских фондах. По договору с Национальным музеем памяти жертв Холокоста (Вашингтон, США) сканированы дела из фонда Чрезвычайной государственной комиссии по установлению и расследованию преступлений, совершенных немецко-фашистскими захватчиками и их сообщниками. Сотрудники архива приняли участие в восьми международных конференциях, форумах и семинарах, на которых выступали с докладами и сообщениями.
Отмечена и деятельность первичной организации Российского общества историков-архивистов, которая вносит заметный вклад в организацию обмена опытом работы и в профессиональную подготовку молодых архивистов, в раскрытие новых страниц исторического прошлого Отечества.
Вместе с тем на собрании коллектива ГАРФ отнюдь не переоценивали достигнутые в течение года успехи. Возрастающий объем работы, как было подчеркнуто и в докладе С.В. Мироненко, и в выступлениях сотрудников, требует большей организованности, дисциплины, порядка, дальнейшего повышения профессионализма, сосредоточения усилий коллектива на нерешенных проблемах.
Основные задачи, стоящие перед Госархивом, сформулированы с учетом соответствующего письма Росархива о планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2016 год. Главное сегодня - соразмерить задачи с выделяемыми финансовыми ресурсами и имеющимися кадровыми возможностями, активизировать поиск новых резервов для повышения качества работы.
Требуется сосредоточить первостепенное внимание на предоставление государственных услуг, связанных с социальной защитой граждан, на безусловное соблюдение нормативных режимов хранения документов, в том числе противопожарного, охранного и санитарно-гигиенического. Предстоит решить целый ряд вопросов, касающихся реализации требований по организации хранения и выдачи документов, проведению проверок наличия и состояния документов, по взаимодействию с архивными, экспертными и делопроизводственными службами федеральных органов исполнительной власти. Указывалось на необходимость организационно-методической помощи в обеспечении сохранности архивных документов ликвидированных федеральных органов власти, в государственном учете документов, в создании научно-справочного аппарата к архивным материалам.
Актуальными вопросами остается участие ГАРФ в осуществлении ФЦП «Культура России (2012 - 2018 годы)», в создании электронного научно-правочного аппарата к документам.
Особое внимание требуется уделить дальнейшему внедрению системы контроля движения дел, выдаваемых из архивохранилищ с применением технологии штрих-кодирования.
Новый импульс призваны получить деловые и творческие контакты Научного совета и подразделений архива с научными организациями и вузами, публикаторская деятельность, подготовка выставок, в том числе в соответствии с договорами с зарубежными партнерами.
Исключительно важной и ответственной представляется подготовка проектно-сметной документации на строительство нового и реконструкцию существующего здания архива для последующей ее передаче ФАУ «Главгосэкспертиза России» на получение заключения, необходимого для начала строительства нового здания архива, в котором остро нуждается ГАРФ.
По результатам собрания сотрудников Госархива дирекцией принято решение, в котором конкретизированы задачи для каждого подразделения, определены сроки и должностные лица, ответственные за исполнение, а также меры контроля намеченных планов.
