О составлении паспорта архива организации
В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ (ст.19), Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 11.03.97 № 11 и зарегистрированным Минюстом России 8 июля 1997 г. №1344, Государственный архив Российской Федерации проводит паспортизацию архивов организаций-источников его комплектования.
Паспорт составляется организацией, осуществляющей временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, в двух экземплярах, один из которых высылается в ГА РФ (приложение №1).
В паспорте указываются сведения об объеме всех хранящихся в организации управленческих документов постоянного хранения открытого и закрытого характера профиля ГА РФ, в том числе не прошедших упорядочение, а также документов по личному составу.
Паспорт заполняется на основании сведений годовых разделов сводных описей дел, описей дел структурных подразделений, итоговой записи сводной номенклатуры дел и др.
При наличии в архиве организации документов нескольких организаций в паспорте представляются сводные данные по всем организациям. Данные (строки 201, 202 паспорта) по каждой организации отдельно просим предоставить в Сведениях об изменениях в составе и объеме фондов профиля ГА РФ по состоянию на 1 декабря 2024 года (приложение № 2).
В Паспорте в разделе I «Общие сведения» указывается количество фондов, хранящихся в архиве, площадь архивохранилища и его загруженность.
В разделе 2 «Сведения о документах» в строках 201, 202 даются сведения о хранящихся в архиве и в структурных подразделениях организации документах постоянного хранения открытого и закрытого делопроизводства и по личному составу по 2021 год включительно.
В графе 7 строка 201 указывается количество дел постоянного хранения по 2007 год включительно, хранящихся в организации сверх установленного Федеральным законом «Об архивном деле Российской Федерации» (ст.22) срока.
В разделе 3 «Кадры» указывается численность штатных работников архива.
В строке «Фамилия и телефон исполнителя» указывается должностное лицо, ответственное за архив организации.
Также просим предоставить сведения об электронных документах и информационных системах организации по состоянию на 1 декабря 2024 года (приложение № 3).
Пояснения по заполнению формы сведений по электронным документам и информационным системам даны в приложении № 4, примеры заполнения формы и бланки форм №№ 1-3 даны на сайте ГА РФ.
Также ГА РФ предоставляет по требованию электронные формы бланка и сведений. Адрес электронной почты для запросов: ok3041@yandex.ru
Паспорт организации представляется в ГА РФ на бумажном носителе по адресу: 119435, Москва, ул. Б.Пироговская,17 не позднее 10 декабря 2024 года.
По вопросам оказания
консультационной и методической помощи необходимо обращаться в отдел
комплектования, делопроизводства и архивов организаций по телефонам:
8 (499) 240 30 41,
8 (499) 240 30 45, 8 (499) 240 26 30,
8 (499) 240 33 72, 8 (499) 240 27 75,
8 (499) 240 26 75 (по заполнению приложений №№ 1, 2);
8 (499) 240 33 72, 8 (499) 240 27 75, 8 (499) 240 26 75
(по
заполнению приложения № 3).
Директор архива Л.А. Роговая
