О составлении паспорта архива организации
В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле Российской Федерации» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ (ст.19), Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 11.03.97 № 11 и зарегистрированным Минюстом России 8 июля 1997г. № 1344 Государственный архив Российской Федерации проводит паспортизацию архивов организаций-источников его комплектования.
Паспорт составляется организацией, осуществляющей временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, в двух экземплярах, один из которых высылается в ГА РФ (приложение №1).
В паспорте даются сведения об объеме всех ханящихся в организации управленческих документах постоянного хранения открытого и закрытого характера профиля ГА РФ, в том числе не прошедших упорядочение, а также документов по личному составу.
Паспорт заполняется на основании сведений годовых разделов сводных описей дел, описей дел структурных подразделений, итоговой записи сводной номенклатуры дел и др.
При наличии в архиве организации документов нескольких организаций в паспорте представляются сводные данные по всем организациям.
В разделе I «Общие сведения» указывается количество фондов, хранящихся в архиве, площадь архивохранилища и его загруженность.
В разделе 2 «Сведения о документах» в строках 201, 202 даются сведения о хранящихся в архиве и в структурных подразделениях организации документах постоянного хранения открытого и закрытого делопроизводства и по личному составу по 2018 год включительно.
В графе 7 строка 201 указывается количество дел постоянного хранения по 2003 год включительно, хранящихся в организации сверх установленного Федеральным законом «Об архивном деле Российской Федерации» (ст.22) срока.
В разделе 3 «Кадры» указывается численность штатных работников архива.
В строке «Фамилия и телефон исполнителя» указывается должностное лицо ответственное за архив организации.
Вместе с паспортом архива просим представить Сведения об изменениях в составе и объеме фондов профиля ГА РФ по состоянию на 1 декабря 2021 года (приложение №2), сведения об электронных документах и информационных системах по состоянию на 1 декабря 2021 года (приложение №3). Указания по заполнению формы сведений об электронных документах и информационных системах даны в приложении №4, примеры заполнения формы и бланки форм №№ 1-3 даны на сайте ГА РФ в разделе «Общие сведения», подразделе «Нормативные документы».
Также ГА РФ по требованию предоставляет электронные формы бланка и сведений. Адрес электронной почты: ok3041@yandex.ru
Паспорт организации представляется в ГА РФ на бумажном носителе по адресу: 119435, Москва, ул. Б.Пироговская,17 не позднее 10 декабря 2021 года.
По вопросам, связанным с заполнением приложений №№ 1, 2 просим обращаться в отдел комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства ГА РФ по телефонам: 8 (499) 240-30-41, 8 (499) 240-30-45, 8 (499) 240-26-30, 8 (499) 240-33-72, 8 (499) 240-27-75, 8 (499) 240-26-75. По вопросам заполнения приложения № 3 просим обращаться по телефонам: 8 (499) 240-33-72, 8 (499) 240 27 75, 8 (499) 240-26-75.
Директор архива Л.А. Роговая
