В 2019 г. Государственный архив Российской Федерации (ГА РФ) выполнил плановые задания и взятые обязательства по показателям эффективности деятельности Государственного архива Российской Федерации на 2019 г. («дорожная карта»). В соответствии с поручением Росархива, связанным с обеспечением проведения в 2019 году работ по оцифровке документов и описей в рамках реализации национального проекта «Цифровая экономика Российской Федерации», был скорректирован план работы архива на 2019 год.
Бюджетное финансирование осуществлялось в 2019 г. согласно утвержденным лимитам. Кроме зарплаты, за счет бюджетного финансирования оплачивались коммунальные расходы, услуги связи, транспортные услуги, техническое обслуживание оборудования, ремонтные работы помещений архива.
В соответствии с «Методическими рекомендациями по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации» просмотрено по описи 4 106 заг., полистно просмотрено дел - 1460, составлены и рассмотрены ЭПК 15 описей на 1063 ОЦ дела. Подготовлено к страховому копированию - 277 078 л. (5678 д.). Создан страховой фонд и фонд пользования на документы на бумажной основе в объеме 7 552 дела (425 066 кадров), в том числе 4973 особо ценных дел.
В 2019 г. продолжалась работа по изготовлению цифровых копий фонда пользования с микроформ архивных документов в соответствии с Программой создания фонда пользования в электронном формате: в течение года изготовлено 212 149 электронных образов (7038 д.). С целью улучшения качества изображения проводилась обработка электронных образов (вручную) в количестве 173 716 образов (5635 дел).
Составлены описи страхового фонда архива - 244 399 кадров (5074 дела).
Регулярно проводятся проверки состояния сохранности документов, соблюдения охранного режима (изолированности архивохранилищ в течение рабочего дня), составляются сводки состояния температурно-влажностного режима и т.д.
На заседаниях комиссии по обеспечению сохранности документов рассмотрены вопросы: об итоговых документах (акты и справки) на необнаруженные архивные документы, пути розыска которых исчерпаны; о физическом состоянии материалов ГА РФ, экспонировавшихся на выставке «Последний царь: кровь и революция» в Музее науки (г.Лондон, Великобритания); план проверки наличия и состояния архивных документов на 2020 г.; план создания страхового фонда и фонда пользования на 2020 г. и др.
Осуществлялась страховая оценка документов, представляемых архивом на выставки, состоялось девять заседаний Комиссии по денежной оценке документов при их страховании, на которых была определена страховая оценка документов, предоставляемых ГА РФ для экспонирования выставках.
Инвентаризационной комиссией проведена инвентаризация дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни
Продолжалось развитие сетевой системы контроля движения дел, выдаваемых из хранилищ, с применением технологии штрихкодирования, В течение года система модернизирована, увеличено ее быстродействие, повышена стабильность работы. На конец года к системе подключено 15 рабочих мест, включая 11 рабочих мест в щести архивохранилищах.
В систему загружено свыше 1 500 000 заголовков электронных описей дел.
В целях корректного формирования требований в ИПС читального зала продолжалась работа по вводу информации о наличии фонда пользования на микроносителях - 160 604 дела.
Из хранилищ архива за 2019 год выдано 180 548 дел, в том числе 34 588 дел в микрофильмах (19,16%). Из них исследователям в читальный зал выдано 102 643 дела, что составило 56,8% от общего количества выданных дел.
По состоянию на 01.01.2020 в Государственный реестр уникальных документов включено 77 документов ГА РФ. Учтены новые поступления документов, внесены необходимые изменения в учетные документы, а также по итогам описания, проверки наличия и состояния документов и других видов работ.
В течение 2019 г. продолжена работа по учету фотографий в фотоальбомах с составлением внутренних описей - 5639 фотографий, 7120 документов в 196 альбомах (отдел хранения документов по истории РСФСР).
Осуществлялись профилактические мероприятия, препятствующие утрате документов.
В течение года принято 22 293 дела, 59 усл. д., 15 464 док. управленческой документации и 19 дел по личному составу:
Принято 8 новых фондов. Проводилась работа с владельцами фондов с целью комплектования архива документами личного происхождения, в том числе по истории Русского зарубежья. От граждан получено 134 дела, 2348 документов, 18 ед.хр., 16 усл.дел, 20 ед.хр.(предметы).
В ходе комплектования архива документами личного происхождения проводилось установление адресов фондодержателей, переговоры с ними о приеме на хранение документов, ознакомление с документами, подготовка писем.
Архив оказывал помощь организациям-источникам комплектования архива в создании и организации работы ЦЭК-ЭК, принимал участие в заседании комиссий:
Архив оказывал помощь учреждениям и организациям в работе ведомственных архивов и организации делопроизводства. Проводились проверки (обследования) обеспечения сохранности документов учреждений-источников комплектования.
Последовательно велось развитие информационно-поисковых систем архива.
Подготовлены предложения по оснащению архива дополнительной системой хранения данных, предназначенной для электронных образов документов архива.
В течение 2019 г. зарегистрировано 222 485 посещений сайта. Кроме того, на страницу архива на портале «Архивы России» и страницы интернет-проектов, организатором которых являлся ГА РФ, размещенных на портале «Архивы России», осуществлено 237 579 посещений.
В 2019 г. в архив на электронную почту поступило 4 167 заявлений-анкет с сайта ГА РФ и 12 439 электронных писем (в том числе 220 писем из Росархива). Всего 16 606 электронных обращений граждан и организаций.
По состоянию на 01.01.2020 общее количество описаний (заголовков) дел, включенных в БД «Описи ГА РФ» - 6 531 675 записей/6 446 726 дел (а с учетом 253089 записей/253076 дел по контрольным экз. описей, утвержденных ЭПК, но еще не принятых в архив, - 6 784 764 записи/6 699 815 дел.
За 2019 год количество записей в БД «Электронные описи ГА РФ» увеличилось на 24 996 записей за счет перевода описей в формат базы данных, включения описей, поступивших в электронном формате, а также по результатам выверки ресурса электронных описей и доввода описаний дел и уточнения учетных данных .
Продолжалась работа по выявлению документов по заданиям и обращениям органов государственной власти. Всего исполнено 9774 тематических запросов (в том числе 1292 непрофильных), что на 27,0% (2637 з.) больше, чем за 2018 год.
Исполнено также 8302 социально-правовых запроса (99,3% от поступивших в 2019 г. - 8333 з.), в том числе 2509 - непрофильных. В течение 2019 г. в приемные ГА РФ на Б.Пироговской и Бережковской наб. обратилось 1106 человек.
В читальных залах архива в течение года зарегистрировано 19057 посещений, из них в читальных залах архива - 17083. Исследователям выдано 102 643 дела, что составило 56,8% от общего количества выданных дел. Исследователи получали необходимые консультации.
Документы архива широко используются средсвами массовой информации и издательствами.
Работа по реализации программы по патриотическому воспитанию остается одним из важных направлений деятельности архива: исполнен 161 запрос военкоматов и поисковых организаций (российские и зарубежные организации) по установлению принадлежности наград (исполняются в первую очередь). Заключено 33 соттветстующих договоров. с заинтересованными организациями, в том числе, по использованию документов.
Организована работа экспертов, направленных МВК в соответствии с утвержденным Планом работы Межведомственной комиссии по защите государственной тайны на 2019 г.
Подготовлена информация для базы данных Росархива по итогам рассекречивания архивных материалов в 2018 г.
В течение 2019 г. архив самостоятельно или в качестве соисполнителя работал над подготовкой 24-х сборников документов и документальной публикации.
В качестве организатора и соорганизатора архив подготовил четыре выставки, соисполнителя - 18-ти выставок.
9 февраля 2020 г. В Выставочном зале федеральных архивов экспонировалось четыре выставки, которые посетило 6 782 человека, проведено 118 экскурсий. Общее количество публикаций по выставкам - 135 интернет-публикаций.
Научной библиотекой существлялось справочно-информационное обслуживание: было выдано 4574 издания (книги, брошюры, журналы), подготовлена 391 библиографическая справка.
Сотрудники архива приняли участие в работе 19-ти научных конференций, в том числе международных, где выступили с 19 докладами и сообщениями.
