В 2016 г. архив выполнил все основные плановые задания, в том числе обязательства, взятые по Федеральной целевой программе «Культура России (2012 - 2018 годы)» и показатели т.н. «дорожной карты». План по обеспечению сохранности документов и государственному учету документов архивного фонда, в основном, выполнен. Успешно завершены также плановые задания по реставрации документов, созданию страхового фонда и фонда пользования на документы на бумажной основе.
Продолжалась работа по изготовлению цифровых копий фонда пользования с микроформ архивных документов. Последовательно велось формирование Государственного реестра уникальных документов, сегодня в него вошло 66 документов ГА РФ.
В 2016 г. завершено опытное тестирование системы учета и контроля движения дел, выдаваемых из хранилищ с применением технологии штрихкодирования. В настоящее время система уже успешно действует в читальном зале и хранилище федеральных органов законодательной, исполнительной и судебной власти Российской Федерации. К сожалению, отсутствие финансирования не позволило подключить к системе дополнительные хранилища и подразделения - заказчики архивных документов.
План по приему дел и утверждению описей ЭПК выполнен. Приняты документы 29 организаций-источников комплектования ГА РФ. Между тем в ведомствах по-прежнему сверх установленного срока хранится более 430 тыс. документов, но из-за отсутствия свободных площадей ГА РФ не может планировать их прием.
Большое внимание уделялось работе по изучению электронных документов. В составе отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства была образована специализированная группа.
Начата работа по переводу разноформатных каталогов и картотек Научной библиотеки в единую БД с перспективой дальнейшего размещения на сайте архива и в читальном зале.
В целях обеспечения сохранности дел и организации оперативного доступа к документам регулярно проводилось конвертирование в ИПС читального зала новых описей и электронных образов документов.
Продолжалось редактирование и дополнение ИПС «Электронные описи ГА РФ» - в 2016 г. база пополнилась 73 113 делами. Пользователям через интернет доступно- 9 648 описей. Кроме того, осуществлен перевод в электронный формат перечней постановлений СНК РСФСР, СНК СССР и распоряжений Совета Министров СССР, указов Президиума Верховного Совета СССР, перечней приказов Минвуза СССР.
В течение года архив постоянно выполнял задания органов государственной власти по выявлению некоторых документов - исполнено 664 таких запроса. Тематических запросов учреждений, организаций и граждан исполнено на 2,6% больше, чем за 2015 г. Особое внимание уделялось организации работы по исполнению запросов социально-правового характера.
Читальные залы архива обслужили 2 693 исследователя, зарегистрировано 16 973 посещения. Кроме того, 1 993 посещения зафиксировано в читальном зале Научной библиотеки.
В 2016 г. изданы шесть сборников документов, подготовленных ГА РФ: Самостоятельно или в качестве соисполнителя архив работал над подготовкой 20-ти сборников документов и одного альбома.
Активно развивалась выставочная деятельность. Самостоятельно или в качестве соорганизатора архивом было подготовлено девять экспозиций, которые посетили более 130 тыс. человек. Состоялись международные выставки в Греции, Словении, Монако. Всего в течение года сотрудники архива приняли участие еще в 15-ти выставочных проектах.
В Научную библиотеку поступило 1 736 книг и, 307 номеров журналов и 1 011 экз. газет. Проводилась работа по развитию электронных информационных систем библиотеки, началась работа в созданной БД «Библиотека федеральных государственных архивов», в которую введено 6 574 записи.
Интенсивно развивалась международная деятельность ГА РФ. Продолжалось выявление и микрофильмирование документов по истории Финляндии в фондах ГА РФ по договору с Национальным архивом Финляндии и выявление и сканирование документов о судьбе японских интернированных граждан в соответствии с меморандумом, заключенным с Министерством здравоохранения, труда и благосостояния Японии.
Сотрудники архива приняли участие в пяти международных конференциях, а также в заседаниях Координационного совета организаций российских соотечественников в США, совместной российско-германской комиссии по изучению новейшей истории.
На состоявшемся 21 февраля 2017 г. собрании трудового коллектива отмечена необходимость продолжить активную работу по обеспечению сохранности, комплектованию и организации использования архивных фондов. Особое внимание предложено обратить на выполнение плана мероприятий по повышению эффективности и качества государственных услуг и выполняемых работ.
Основные задачи, стоящие перед архивом в 2017 г., сформулированы с учетом требований Росархива о планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2017 г. и их отчетности за 2016 г. Плановые задания ориентируются на достижение конкретных результатов с учетом выделяемых финансовых ресурсов и имеющимися кадровыми возможностями.
ГА РФ сосредоточит внимание на работе по предоставлению государственных услуг, связанных с социальной защитой граждан, на принятии мер по соблюдению нормативных режимов хранения документов, в том числе противопожарного, охранного и санитарно-гигиенического, на реализации нормативных требований по организации хранения и выдаче документов различным категориям пользователей, проведению цикличной проверки наличия и состояния документов, работе с архивными, экспертными и делопроизводственными службами федеральных органов исполнительной власти, на оказании необходимой организационно-методической помощи в обеспечении сохранности архивных документов ликвидированных федеральных органов исполнительной власти.
В 2017 г. архив продолжит работу в рамках создания электронного научно-справочного аппарата к документам Государственного архива Российской Федерации: будут осуществляться ввод с редактированием в электронный формат рассекреченных частей фондов, проводиться проверка качества ввода, включение в ИПС «Электронные описи ГА РФ» всего массива описей.
Предполагается наращивать усилия по внедрению системы контроля движения дел, выдаваемых из архивохранилищ с применением технологии штрихкодирования.
Дирекции архива поручено осуществить передачу подготовленного комплекта проектной документации на строительство и реконструкцию здания ГА РФ на Бережковской набережной в ФАУ «Главгосэкспертиза России». Важной работой представляется текущий ремонт в помещениях архива, реализация комплекса мер, направленных на поддержание в должном состоянии систем противопожарной охраны и безопасности хранилищ, обеспечение условий хранения документов.
В решении собрания коллектива ГА РФ определены конкретные должностные лица, ответственные за исполнение намеченных заданий, сроки и меры контроля.
