Государственный архив РФ выполнил все основные плановые задания, в том числе предусмотренные федеральной целевой программой «Культура России». Наряду с осуществлением планов, дополнительно проведена большая работа по проверке наличия, реставрации и созданию страхового фонда, описанию дел управленческой документации и дел личного происхождения.
В 2015 году последовательно продолжался прием документов на постоянное хранение - принято около 33 тыс. дел из 29 организаций-источников комплектования, в том числе семь новых фондов. С просьбой о приеме документов в архив обратились более 20 ведомств и организаций, однако из-за отсутствия свободных площадей для 46 тыс. дел это сделать было невозможно.
Ритмично работала ЭПК архива, на заседаниях рассмотрено и утверждено 82 описи на 36,7 тыс. дел, хранящихся в ведомствах, в том числе 168 дел электронных документов.
В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации организована паспортизация организаций-источников комплектования ГАРФ. В ходе реализации заключенных ранее контрактов проведена экспертиза 24 тыс. дел, подготовлены исторические справки к архивным фондам, предисловия, описи дел и другие необходимые мероприятия. По 16-ти контрактам работа уже завершена, по трем действующим будет продолжена в текущем году.
Продолжалась подготовка страхового фонда к отправке на хранение в г. Ялуторовск. В соответствии с приказом Росархива туда переданы материалы в объеме 589 тыс. кадров (132 единицы хранения), отснятых с 11 тыс. дел.
Успешно шло формирование Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, куда включен 61 документ из фондов ГАРФ.
В течение года было изготовлено 455 тыс. электронных образов (5,2 тыс. дел); кроме того, с целью улучшения качества изображения обработано 62,8 тыс. электронных образов (392 дела).
Напряженно продолжался розыск необнаруженных дел: было снято с учета шесть дел, из которых три дела удалось найти в архиве, а еще три возвратить из Московского уголовного розыска.
Постоянно ведется работа с программным комплексом «Архивный фонд», каталогизация документов и ведение электронных каталогов, обновление интернет-версии ИПС «Электронные описи ГАРФ», осуществлен перевод сайта и электронного информационного ресурса архива на новый сервер.
В течение 2015 года зарегистрировано свыше 302 тыс. посещений сайта, что почти втрое больше, чем в предыдущем году. Посещение раздела «Электронные описи ГАРФ» увеличилось более чем на четверть, а «Электронные архивы» на 59 процентов. Всего к информационным ресурсам ГАРФ за год осуществлено 427 тыс. визитов.
На новый уровень поднялось обслуживание посетителей в читальном зале ГАРФ. Отныне требования на выдачу материалов здесь принимаются только в электронном формате. Продолжалось тестирование и внедрение системы автоматизации технологического процесса контроля за движением дел «читальный зал - хранилище - читальный зал» (с применением технологии штрих-кодирования). В настоящее время система уже стабильно работает в архивохранилище федеральных органов законодательной, исполнительной и судебной властей.
Регистрация запросов на документы из фондов ГА РФ проводится в базе данных Справочно-информационного центра Росархива. В оперативном порядке готовились предложения по усовершенствованию работы базы. Между тем замена компьютерного оборудования на более современное все еще требует более энергичных усилий и, главное, необходимых средств.
Госархив в основном завершил многолетнюю работу по переводу информации из описей (уровень дела) в электронный формат. В истекшем году особое внимание было уделено проверке качества ввода, подготовке к конвертированию в ИПС, выверке итоговых записей, внесению изменений в ИПС «Электронные описи ГА РФ». В течение года база пополнилась 40,5 тыс. записей (40,3 тыс. дел).
Общее количество описаний (заголовков) дел, включенных в электронные описи, на 01.01.2016 составляет 6 604 261 (6 502 954 дела). В это число входит 255 966 не принятых дел - контрольных экземпляров описей, утвержденных ЭПК архива). Сегодня пользователям архива доступно через интернет 9 477 описей, или 5 650 265 записей.
Заметный объем работы занимает выявление документов по заданиям органов государственной власти, ведомств, учреждений, организаций и граждан, а также по устным, главным образом телефонным запросам. Практически по всем им в течение года наблюдается рост - от 12 до 23 процентов.
Как и прежде, особое внимание архив уделял исполнению запросов социально-правового характера, стремясь исполнить их в максимально короткое время. Одним из приоритетных и перспективных направлений в этой деятельности остается восстановление имен воинов, погибших, пропавших без вести или попавших в плен. Например, удалось восстановить 92 имени погибших во время Отечественной войны солдат и офицеров, выявить для родственников и поисковых групп разного рода документы. 97,5 процента запросов удовлетворены в установленные законодательством сроки. На 2016 год ввиду сложности поступивших просьб перешло 2,5 процента запросов.
Читальные залы архива обслужили 2 803 исследователей, зарегистрировано 17 421 посещение. По заказам пользователей и запросам изготовлено около 90 тыс. листов ксерокопий документов и 23,5 тыс. их электронных образов.
Велась работа по расширению информационной базы архива. Полностью рассекречено 1 984 дела, девять дел частично, сотни документов переведены в режим ограниченного допуска. Подготовлены и направлены в межведомственную комиссию для дальнейшего рассекречивания ряд дел Совета Министров, Верховного Совета, МВД и Главлита СССР.
В 2015 году издан подготовленный архивом аннотированный указатель дел и документов «Россия и Христианский Восток в документах Государственного архива Российской Федерации (XIX - XX вв.). Отв. ред. О.Н. Копылова, сост.: Б.Ф. Додонов, Т.Н. Котлова, Г.Н. Иофис, Е.А. Чиркова, К.А. Лукина, В.И. Широков. М.: Индрик, 2015.
Опубликован сборник документов, в подготовке которого архив принимал активное участие, «История создания и развития оборонно-промышленного комплекса России и СССР, 1900 - 1963 : док. и материалы. - М., 2004 - Т. 4 : Оборонно-промышленный комплекс СССР накануне Великой Отечественной войны (1938 - июнь 1941) . М. : Кн. клуб Книговек, 2015.
Кроме того, в течение года архив самостоятельно или в качестве соисполнителя работал над подготовкой 13-ти сборников документов. Всего же документы из фондов ГАРФ были использованы в 89 изданиях.
По-прежнему активно осуществлялась выставочная деятельность архива. Самостоятельно или в качестве одного из организаторов архивом было подготовлено десять выставок, сотрудники архива приняли участие еще в 19-ти выставочных проектах.
В Выставочном зале в течение года демонстрировалось пять историко-документальных выставок, которые посетили около пяти тыс. человек.
Большим вниманием пользовались выставки, демонстрировавшиеся за рубежом и посвященные различным аспектам взаимоотношений России и зарубежных стран, - в Белграде (Сербия), Миннеаполисе (США), Вене (Австрия), Монте-Карло (Монако), Берлине (Германия). Выставки имели большой общественный резонанс, имели позитивную прессу и несомненно способствовали созданию положительного образа России.
За год в Научную библиотеку ГАРФ поступило 2 256 книг и брошюр, 1 165 номеров журналов. Кроме того, из Музея русской культуры (Сан-Франциско, США) поступило 5 699 номеров журналов, 57 книг и 88 номеров газет, изданных русской эмиграцией.
Развивалась международная деятельность ГАРФ. Так, по договору с Национальным архивом Финляндии продолжено выявление и микрофильмирование документов по истории этой страны в российских фондах. По договору с Национальным музеем памяти жертв Холокоста (Вашингтон, США) сканированы дела из фонда Чрезвычайной государственной комиссии по установлению и расследованию преступлений, совершенных немецко-фашистскими захватчиками и их сообщниками. Сотрудники архива приняли участие в восьми международных конференциях, форумах и семинарах, на которых выступали с докладами и сообщениями, - в Стамбуле (Турция), Вене (Австрия), Милане (Италия), Берлине, Веймаре и Пассау (Германия), Иерусалиме (Израиль), Гёделё (Венгрия).
В 2015 г. новыми документами, поступившими из Канады, пополнился фонд С.А. Зауэр. Велись переговоры с родственниками и наследниками ряда видных деятелей российской эмиграции о передаче в архив имеющихся у них материалов. Поддерживались связи и сотрудничество с Музеем русской культуры в Сан-Франциско (США).
Состоялся ряд встреч с японскими коллегами, в результате переговоров подписан меморандум о выявлении документов по теме «Судьбы японских интернированных граждан по материалам Управления уполномоченного Совета Министров СССР по делам репатриации».
Отмечается активная деятельность первичной организации Российского общества историков-архивистов, которая вносит заметный вклад в организацию обмена опытом работы и в профессиональную подготовку молодых архивистов, в раскрытие новых страниц исторического прошлого Отечества.
***
Основные задачи, стоящие перед Госархивом, сформулированы с учетом соответствующего письма Росархива о планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2016 год. Главное - соразмерить задачи с выделяемыми финансовыми ресурсами и имеющимися кадровыми возможностями, активизировать поиск новых резервов для повышения качества работы. Возрастающий объем работы требует от сотрудников большей организованности, дисциплины, порядка, дальнейшего повышения профессионализма, сосредоточения усилий коллектива на нерешенных проблемах.
Требуется сосредоточить первостепенное внимание на предоставление государственных услуг, связанных с социальной защитой граждан, на безусловное соблюдение нормативных режимов хранения документов, в том числе противопожарного, охранного и санитарно-гигиенического. Предстоит решить целый ряд вопросов, касающихся реализации требований по организации хранения и выдачи документов, проведению проверок наличия и состояния документов, по взаимодействию с архивными, экспертными и делопроизводственными службами федеральных органов исполнительной власти. Существует необходимость организационно-методической помощи в обеспечении сохранности архивных документов ликвидированных федеральных органов власти, в государственном учете документов, в создании научно-справочного аппарата к архивным материалам.
Актуальными вопросами для ГАРФ остаются создание электронного научно-справочного аппарата к документам, участие в осуществлении ФЦП "Культура России (2012 - 2018 годы)".
Особое внимание требуется уделить дальнейшему внедрению системы контроля движения дел, выдаваемых из архивохранилищ с применением технологии штрих-кодирования.
Новый импульс призваны получить деловые и творческие контакты Научного совета и подразделений архива с научными организациями и вузами, публикаторская деятельность, подготовка выставок, в том числе в соответствии с договорами с зарубежными партнерами.
Исключительно важной и ответственной представляется подготовка проектно-сметной документации на строительство нового и реконструкцию существующего здания архива для последующей ее передаче ФАУ «Главгосэкспертиза России» на получение заключения, необходимого для начала строительства нового здания архива, в котором остро нуждается ГАРФ.
Итоги работы в 2015 году обсуждены на общем собрании коллектива сотрудников Госархива, по результатам которого дирекцией принято решение, где конкретизированы задачи для каждого подразделения, определены должностные лица, ответственные за их исполнение и сроки, а также меры контроля намеченных планов.
