Создание ресурса
Перевод традиционных описей в электронный формат впервые в архивной отрасли России был начат в Государственном архиве в конце 1990-х годов. В 2014 году ГА РФ также первым среди федеральных архивов завершает создание электронной базы данных с информацией о составе и содержании документов архива на уровне дела.
На первом этапе специалистами архива была разработана структура базы данных «Описи дел», утверждены единые для архива стандарты ввода информации на уровне дела, создан специальный конвертер для автоматического перевода информации из формата MS word в формат базы данных MS Access и обратно.
Для готовящейся базы данных предстояло перевести в электронный формат с учетом новых поступлений более шести миллионов заголовков дел. Осуществить такой объем работы в разумные сроки собственными силами архив был не в состоянии и потому вынужден был искать пути интенсификации этого процесса. В 2002 году ГА РФ и корпорация «Электронный архив» начали пилотный проект по экспериментальному сканированию описей и переводу содержащейся в них информации по двум фондам: Чрезвычайной государственной комиссии по установлению и расследованию злодеяний немецко-фашистских захватчиков на оккупированной территории СССР (ЧГК) (Ф. Р-7021) и Всесоюзного общества культурных связей с заграницей (ВОКС) (Ф. Р-5283). В результате в относительно короткое время была создана база данных объемом 56 тыс. записей.
Помимо заключения контрактов с фирмами, активно привлекались специалисты, работающие по договорам, использовались возможности финансирования работы через систему грантов Российского гуманитарного научного фонда (РГНФ). Состоявшийся эксперимент оказался успешным и фактически проложил дорогу для других учреждений архивной отрасли по ретроконверсии описей с привлечением сторонних специализированных организаций.
Кроме того, благодаря программе «Архивы России» (в рамках федеральной целевой программы «Культура России» по разделу «Информатизация архивов»), был осуществлен комплекс работ по созданию значительного массива электронных описей документов ГА РФ.
И конечно, значительный объем работы специалисты архива приняли на себя, причем сотрудники архива переводили в электронный вид наиболее сложные описи - с вклейками, рукописными и машинописными вставками, требующими редактирования и т.д., а также проверяли качество работы, выполненной сторонними организациями.
При переводе описей в электронный формат, особенно в массовом порядке, требуется обязательная проверка качества ввода информации с максимально возможным применением средств MS Access (путем составления различных запросов). Проверяется полнота базы данных. Проводится унификация и сверка названий фондов и описей и их соответствия архивным номерам. Весь проверяемый массив тестируется на наличие пустых и дублетных записей, незаполненных обязательных полей. Проверяется правильность заполнения полей, содержащих шифры и даты дел, их корректность. По возможности осуществляется сверка количественных данных по описям с учетными данными. Качество ввода текстов заголовков дел проверяется выборочно, путем сверки с оригиналом описи. Проверяется также комплектность и качество оцифрованных образов описей.
В ходе оцифровки описей специалистам архива пришлось решать задачи по представлению в электронном виде так называемых «нестандартных» описей, имеющих специфические особенности описания и шифровку, требовавших внесения уточнений в сложившуюся методику. Это, в первую очередь, дореволюционные делопроизводственные описи (в том числе рукописные), имеющие особенности шифров архивных дел. Необходимо было найти возможность для включения заголовков дел с нестандартными шифрами в информационно-поисковую систему, что было успешно сделано, и в настоящее время пользователи имеют возможность формировать электронные требования на заказ дел по фондам Департамента полиции МВД Российской империи, Московского охранного отделения и др.
Особого подхода требовал перевод в электронный вид описей коллекций микрофотокопий документов, имеющих принципиальные отличия от традиционных архивных описей: структура, принципы описания, использование латинского шрифта; часть описей на иностранных языках. Для включения в базу данных необходимо было учесть и особенности описей на электронные документы, которые начали поступать на хранение в ГА РФ.
На завершающем этапе проводился учет всего введенного в базу материала, учитывались новые поступления в архив, вновь описанные материалы, рассекреченные дела, контрольные экземпляры описей. В этой кропотливой работе, связанной с учетом архивных фондов и описей, незаменимую роль сыграл Центр хранения ГА РФ.Для ввода информации в базу данных «Описи ГА РФ» активно использовались программные средства.
В настоящее время в архиве создан массив электронных описей объемом 6 520 429 записей, в том числе силами сотрудников ГА РФ 1 793 109 записей (28 %).
Таким образом, Государственный архив получил не только информационный ресурс в виде базы данных в MS Access, но и оцифрованные изображения оригиналов описей в форматах tif, pdf, jpg, которые могут быть использованы как фонд пользования в различных вариантах. Кроме того, создана модель поисковой системы «Описи ГА РФ он-лайн», которая была усовершенствованна, переведена на новую платформу и ныне успешно используется в читальном зале, а также на официальном сайте архива.
В информационно-поисковую систему ГА РФ включен и доступен через Интернет массив электронных описей объемом 4 858 944 записей. К концу 2014 года ресурс увеличится до 5 478 436 записей. В последующем по мере проверки качества описей будут доступны все переведенные в электронный формат материалы.
Актуализация и источники пополнения ресурса
Перевод описей в электронный формат и создание базы данных на уровне дела завершен, но работа по совершенствованию созданной базы данных должна быть продолжена на новом уровне. Имеется в виду следующее:
- включение в базу данных дополнительных массивов по новым поступлениям дел, по вновь созданным в процессе описания или полученным из ведомств описям (в формате word или MS Access);
- обновление в базе данных информации по описям, прошедшим усовершенствование, редактирование. Такая работа ведется уже начата;
- уточнение и обновление информации в связи с возможными текущими изменениями в описях (выбытие или включение отдельных дел, дополнительный ввод информации);
- сверка количественных данных по описям с учетными данными (что необходимо для правильного формирования электронных требований);
- уточнение шифров дел по делопроизводственным описям;
- проверка массива описей, включенного в базу данных на первоначальном этапе, когда методика перевода описей в электронный формат еще только формировалась. (унификация заполнения отдельных полей, например, названий описей, крайних дат, дат дел сортировочных, поле примечания).
Перспективы развития электронного научно-справочного аппарата
Как известно, описание информации (в традиционном и в электронном НСА) осуществляется на трех уровнях: фонд (часть фонда/опись); дело; документ (часть документа). В архиве для всех уровней созданы форматы описания и определена методика заполнения полей. По всем этим направлениям ведется планомерная работа.
На первом этапе были созданы электронные путеводители, содержащие описания фондов. Как правило, обозначалась структура фонда, давалась характеристика состава документов по описям. Формирование ресурса продолжается. Оперативно обновляется база данных «Перечень фондов», охватывающая все фонды архива.
В настоящее время завершается формирование ресурса на следующем уровне -электронные описи, т.е. электронный ресурс, содержащий описания дел. Предстоит работа по его пополнению, обновлению и совершенствованию.
Эти два ресурса представлены в информационно-поисковой системе читального зала и на сайте ГА РФ. Кроме того, продолжается оцифровка непосредственно дел и формирование фонда пользования, который также включается в систему. Теперь дело можно не только найти, но и пролистать без оформления заказа.
Архив не прекращает работу по созданию баз данных, содержащих описания информации на уровне документа. Это и плановая работа по переводу имеющихся перечней документов в электронный формат, и каталогизация документов наиболее востребованных фондов. Среди них, например, такие базы данных: Перечни постановлений и распоряжений СНК - Совета Министров СССР; Правительства Российской Федерации; Систематический каталог ГА РФ; Приказы НКВД - МВД СССР; Документы Совета по делам религий при Совете Министров СССР; Объединенный электронный архив фондов СВАГ и др. Общий объем электронных каталогов документов - 604 000 записей.
Кроме того, Центр комплектования ГА РФ формирует и уже начал осуществлять передачу массива электронных внутренних описей (50 000 записей). По существу это перечни организационно-распорядительных документов в делах с так называемыми «глухими» заголовками. Это направление в пополнении электронного справочного аппарата архива весьма перспективно. Создан специальный конвертер для внутренних описей, аналогичный конвертеру для описей дел (из word в базу данных Access), который активно используется, в том числе и для преобразования передаваемых в электронном виде перечней постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации.
Все эти базы данных имеют стандартный формат, соответствующий принятой в архиве методике описания на уровне документа или части документа. Этот ресурс также найдет свое место в единой информационно-поисковой системе. Так, наряду со списками фондов, описей, дел в читальном зале и Интернете, возможно включение в названную систему и списка документов по определенным фондам и делам с возможностью сквозного поиска информации.
Для дальнейшего наращивания данного электронного контента с описаниями на уровне документа предстоит продолжить перевод всех имеющихся перечней документов в электронный формат, а также плановую каталогизацию наиболее востребованных фондов, начать формирование и использование базы данных электронных внутренних описей документов.
В Государственном архиве создаются электронные базы данных - указатели о персоналиях. Такой тип справочного аппарата традиционно актуален для ГА РФ, где хранятся большие комплексы документов, делопроизводственных картотек, содержащих значительные объемы информации о персоналиях. Например, активно используются такие базы данных как «Именной указатель к делам Департамента полиции МВД Российской империи, содержащим перлюстрацию корреспонденции за 1883-1917 гг.» или «Именной указатель к делам Штаба отдельного корпуса жандармов за 1827-1917 гг.», «Узники лагеря Маутхаузен. 1944 - 1945 гг.», «Именной указатель к опросным листам на граждан, возвратившихся из германской неволи. 1944-1946 гг.».
Создание баз, содержащих краткие сведения и поисковые данные, позволяет более оперативно (по сравнению с каталогами) получить качественный справочный аппарат к объемным комплексам материалов, ввести в оборот новые документы, сделать справочную и исследовательскую работу более эффективной.
Активное применение электронных технологий в архивной практике делает возможным решение вопроса о ретроконверсии наиболее востребованных традиционных каталогов и делопроизводственных картотек для более эффективного и разнопланового их использования. Речь идет, в первую очередь, о картотеке лиц, отмеченных государственными наградами СССР, РСФСР и Российской Федерации, об именной картотеке Департамента полиции МВД Российской империи, об именных каталогах по истории Белого движения и эмиграции.
Научно-справочный аппарат ГА РФ активно развивается, позволяет постоянно вводить в научный оборот новые архивные источники, становится доступным все более широкому кругу пользователей.
О.Н. Копылова, начальник отдела ГА РФ
Т.Н. Котлова, зам. начальника отдела ГА РФ
