21 февраля 2019 г. состоялось общее собрание коллектива Государственного архива РФ, на котором обсуждены итоги работы в 2018 году. С отчетом выступила директор ГА РФ Лариса Роговая. В работе собрания принял участие и выступил руководитель Федерального архивного агентства Андрей Артизов.
Как подчеркнула глава архива, все плановые показатели минувшего года были достигнуты, а по ряду из них превышены.
Ряд фондов пополнился новыми документами. Это фонды Комитета по делам архивов РСФСР, Министерства сельского хозяйства и продовольствия РСФСР и Министерства просвещения РСФСР, Министерства юстиции РФ, Министерства транспорта РФ, Конституционного суда, Госкомитета по вопросам развития Севера, Конгресса интеллигенции и другие.
Фонды личного происхождения пополнились на 3 868 документов. Обогатилась коллекция по истории Русского зарубежья, она дополнена новыми документами по истории Союза борьбы освобождения народов России и издательства «Заря», а также участника Первой мировой и Гражданской войн И.С. Ильина.
В результате переговоров с последним председателем Союза русских военных инвалидов во Франции Натальей Будиченко и при помощи ПАО «Транснефть» и МИД РФ в архив поступили интересные материалы, касающиеся ветеранов русской императорской армии, участвовавших в Первой мировой войне. Сейчас ведется их описание. К 2020 году - 100-летнему юбилею Союза русских военных инвалидов документы можно будет представить научному сообществу.
Ритмично работала экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) архива, которой утверждено 79 описей на 41 519 дел, хранящихся в ведомствах, согласовано 27 номенклатур. Должное внимание уделялось упорядочению дел по личному составу.
В 2018 году были подготовлены и заключены 10 контрактов и договоров с восемью организациями и учреждениями на проведение экспертизы ценности документов постоянного хранения и по личному составу на общую сумму 8,5 млн. руб. В ходе реализации контрактов была проведена экспертиза ценности 15 тыс. дел, подготовлены исторические справки к архивным фондам, предисловия, описи и т.д. По девяти контрактам работа успешно завершена, один - с Минэкономразвития - перешел на текущий год.
Сотрудники Центра комплектования активно участвовали в мероприятиях по повышению квалификации работников организаций-источников комплектования, оказывали методическую помощь 116 учреждениям в составлении номенклатур, описей, в том числе в подготовке описей электронных документов.
В рамках работы по передаче в ГА РФ документов, связанных с проведением выборов Президента Российской Федерации в 2018 году, подготовлено заключение на проект постановления ЦИК о порядках хранения и передачи в архивы или уничтожении таких документов.
Продолжалась работа по изучению электронных документов, образующихся в деятельности организаций-источников комплектования, и по оказанию методической помощи в организации их хранения, учета и использования. Проводился сбор электронных версий контрольных экземпляров описей дел.
Специалистами Центра комплектования разработана форма сведений по электронным документам к паспорту организации. В настоящее время идет обработка полученных данных. Результаты обработки будут обсуждены на одном из заседаний дирекции ГА РФ: надо понимать динамику роста объемов электронных документов в госорганах с момента последней паспортизации в 2015 году.
Что касается обеспечения сохранности и государственного учета документов, то в архиве проведена проверка наличия почти 207 тыс. дел. Отреставрировано около 30 тыс. листов документов. К материалам т.н. повышенной категории сложности привлекались сторонние исполнители. Фактически обрели вторую жизнь, например, такие раритеты, как Сказка по делу Федора Неелова (1539 год), Правовая грамота Владимирского судного приказа (1624 год) и другие, включенные в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.
Разумеется, в плановом порядке велось переплетение, картонирование, оформление обложек, шифрование дел, обновление конвертов для микрофиш, нумерация и перенумерация листов документов и прочее, что составляет повседневную рутинную работу архивистов. Необходимые изменения вносились в сводный учет фондов и дел, требующих реставрации, переплета, подшивки, дезинфекции, нумерации.
Таким же образом проводилась подготовка страхового фонда к отправке на хранение в город Ялуторовск, выверка описей, проверка технического состояния негативов.
Систематически осуществлялась выборочная проверка наличия и состояния дел, выдававшихся для использования. Так, в течение года проверены 27,6 тыс., что составляет 19,7% от общей выдачи дел в течение года. В соответствии с методическими рекомендациями по работе с особо ценными документами просмотрено по описи 32,6 тыс. заголовков, полистно - 777 дел.
В 2018 году создан страховой фонд и фонд пользования на документы на бумажной основе в объеме 4 656 дел (401,9 тыс. кадров), в том числе на 3 623 особо ценных дела. Это документы фондов: ВЦСПС, Верховного Совета и Совета Министров РСФСР, Департамента полиции Министерства внутренних дел Российской империи, и другие.
В соответствии с Программой создания фонда пользования в электронном формате в течение года изготовлено 308,6 тыс. электронных образов (1 884 дел). Для улучшения качества изображения значительная часть электронных образов обрабатывалась вручную.
Особое внимание уделялось соблюдению требований пожарной и охранной безопасности помещений основного назначении. В архивохранилищах поддерживался должный температурно-влажностный санитарно-гигиенический режим.
В рамках реализации мероприятий по организации хранения документов проводились проверки состояния сохранности документов, соблюдения охранного режима, проводились выверка книг выдачи дел с обсуждением результатов на рабочих совещаниях.
В обеспечении сохранности документов приоритетным является развитие сетевой системы контроля движения дел, выдаваемых из хранилищ, с применением технологии штрихкодирования. В течение года система модернизирована, увеличено ее быстродействие, повышена стабильность работы. Проводилось уточнение топографии с точностью до коробки, после чего генерировались, распечатывались и наклеивались на коробки и обложки дел штрихкоды. Сегодня к системе подключено три архивохранилища, в стадии тестирования находятся еще три.
За год из хранилищ выдано 140 079 дел, в том числе 26 506 дел в микрофильмах (18,9%). Более двух третей выданных дел поступило в читальный зал.
В рамках работы по формированию Государственного реестра уникальных документов в реестр включено пять новых документов, всего же на 01.01.2019 в реестр включено 72 документа ГА РФ.
Много внимания уделялось розыску дел. В течение года снято с учета 50 дел, из них шесть найдены, по остальным исчерпаны пути их розыска. Всего в розыске находится 652 дела из 60 фондов.
Продолжалась работа с программным комплексом "Архивный фонд". Проведена конвертация более 42 тыс. записей описей из формата MS Access, проводилась проверка правильности их конвертации, уточнены сведения о 10 фондах.
Одним из приоритетных направлений остается расширение доступа к архивным документам через создание и развитие информационно-поисковых систем.
В течение года описано 1 913 дела управленческой документации, 1 833 электронных дела, 1 421 дело личного происхождения. Почти на 35 тыс. записей пополнились автоматизированные тематические базы данных: «История регионов России в документах ГА РФ 19 - 20 вв.», «История конфессий в СССР», «Штаб отдельного корпуса жандармов», «Военнопленные Первой мировой войны» и другие.
Велся учет обращений к традиционным каталогам и базам данных - всего их было 4 263 (63,3% с положительным результатом). Не прекращалась и работа над новым томом путеводителя - составлено 196 характеристик на вновь поступившие фонды.
В целом официальный сайт, страницу ГА РФ на портале «Архивы России» и страницы интернет-проектов, организатором которых являлся Госархив, посетило 417,8 тыс. пользователей, что на четыре процента больше, чем в предыдущем году.
Продолжалась работа по подключению сотрудников по ЛВС к ИПС «Электронные описи ГА РФ», предоставление сотрудникам ограниченного или полного доступа к Системе хранения данных (СХД), на которую осуществлена запись имеющегося массива электронных образов документов.
Архив продолжил работу по наращиванию электронного контента - в электронный формат переведено с частичным редактированием 10 751 заголовков дел из новых поступлений и рассекреченных. Кроме того, осуществлялся перевод в электронный формат перечней указов Президиума Верховного Совета СССР за 1958 - 1970 годы, постановлений и распоряжений Совета Министров СССР и постановлений Госкомтруда СССР.
По состоянию на 31.12.2018 общее количество описаний (заголовков) дел, включенных в БД «Описи ГА РФ» составляет 6 759 768, пользователям через интернет (на сайте архива) доступно 6 464 110 записей.
Одним из направлений расширения источниковой базы является рассекречивание документов. По результатам работы межведомственной комиссии (МВК) и комиссии ГА РФ рассекречено полностью 33 дела и 18 025 документов - соответствующая информация передана для включения в базу данных Росархива.
В течение года подготовлены и направлены на рассмотрение МВК шесть перечней на 5 480 позиций для решения вопроса рассекречивания.
Использование документов архива является одним из приоритетных направлений деятельности Госархива. В течение года архив выполнил 14 935 запросов, значительная их часть которых поступила по электронным каналам связи. Исполнено 7 137 тематических запроса, что на шесть процентов больше предыдущего года и на 15% больше, чем за 2016-й. При этом сохраняется тенденция к росту числа запросов, исполненных с положительным результатом.
Как и прежде, особое внимание уделялось организации работы по исполнению запросов социально-правового характера. В установленный срок исполнены все поступившие в течение года запросы - 7 496, что подтверждает правильность предпринятых в отделе использования организационных и кадровых перемен.
Все поступившие в архив запросы зарегистрированы в единой федеральной АС «Запросы».
В читальных залах архива зарегистрировано 18 361 посещение (на 2,5% больше, чем в 2017 году), работало 2 925 исследователей. Практически все заказы исследователей на копирование были удовлетворены.
2018 год - год 100-летия Государственной архивной службы России. Архив принял активное участие в разработке и осуществлении плана основных мероприятий по подготовке и проведению празднования юбилея. Был подготовлен ряд тематических справок о документальных коллекциях ГА РФ, докладов на международных и всероссийских научных конференциях. В качестве головной организации архив организовал историко-документальную выставку «100 раритетов российской государственности», которая стала ярким событием в культурной жизни Москвы, имела огромный успех у посетителей. Подготовлен также сборник «Архивы и власть: первое послереволюционное десятилетие. Протоколы и журналы заседаний руководящих органов управления архивной отраслью за 1918-1928 гг.» в двух томах. Сборник, изданный в издательстве «Кучково поле», высоко оценен специалистами. На официальном сайте ГА РФ периодически размещалась информация по истории государственной архивной службы.
Специалисты ГА РФ оказали помощь сотрудникам средств массовой информации в съемках телевизионных сюжетов, в публикации значительного числа материалов в газетах и журналах, в том числе в специализированных изданиях по истории и архивоведению. Продолжалось сотрудничество с Первым и другими телеканалами - «ТВ-Центр», «Дождь», «Звезда», «Культура», «Центр-студия «XXI век», «НТВ», «Спас», «Мир» и другими. На радиостанции «Звезда» в течение года велся цикл исторических передач «100 событий, которые изменили Россию». Специалистами архива опубликовано 30 статей и публикаций документов в журналах Историк, Родина, Отечественные архивы, Исторический архив, Российская история. В исследовательскую работу активно включились молодые специалисты.
Одним из важных направлений в деятельности архива остается патриотическое воспитание молодежи. Наряду с систематической публикацией материалов из фондов ГА РФ для студентов и учащихся регулярно организовываются обзорные экскурсии по архиву. В 2018 году исполнено 60 запросов различных общественных организаций,фондов, ветеранских организаций и поисковых групп по восстановлению имен погибших героев в годы Великой Отечественной войны.
Продолжалась работа по реализации проекта «Архивы - школам»: разработаны новых четыре тематических раздела: «Реформы Александра I», «Отечественная война 1812 года и заграничные походы русской армии 1813-1814 годы», «Убийство Александра II», «Реформы Александра III».
В течение года архив самостоятельно или в качестве соисполнителя работал над подготовкой 20 сборников документов и альбома фотографий. Изданы три сборника документов, подготовленных в ГА РФ: «Записи хода заседаний Юридического совещания при Временном правительстве. Март - октябрь 1917 г.» в 2 т. ; «Советский Союз и польское военно-политическое подполье. Апрель 1943 г. - декабрь 1945 г.» в 3 т. (т. 1); «Архивы и власть: Первое послереволюционное десятилетие. Протоколы и журналы заседаний руководящих органов управления архивной отраслью за 1918-1928 гг.»: Сб. док.: в 2 томах.
По-прежнему активной была выставочная деятельность. В качестве организатора и соорганизатора архив подготовил девять выставок, продолжалась демонстрация трех выставок, открытых в 2017 году. Партнерами архива были музеи-заповедники «Царское Село», «Царицыно», «Коломенское», Государственный Эрмитаж, РОСИЗО, МГВЗ «Новый Манеж», РОСФОТО, Российская государственная библиотека, РГГУ и другие.
С большим успехом и при значительной посещаемости прошли выставки «100 раритетов российской государственности». «Мюнхен-38. На пороге катастрофы», «Зимний дворец и Эрмитаж в 1917 году», «Александр II Воспитание просвещением» и другие.
В Выставочном зале государственных федеральных архивов экспонировалось четыре выставки, в том числе «Солженицын и «Новый мир» и «Гражданская война в России». В течение года Выставочный зал посетили 6 743 человека, проведено 70 экскурсий. О выставках в ГА РФ было 187 публикаций ( в 2017-м - 128).
В качестве соисполнителя архив принял участие в подготовке еще 33 выставок. В их ррганизации ГА РФ сотрудничал с Государственным музеем политической истории России, РОСИЗО, Еврейским музеем и Центром толерантности, Обществом «Мемориал», Государственным историческим музеем, музеями-заповедниками «Царицыно», «Петергоф», «Казанский Кремль», «Родина В.И. Ленина», Тобольским историко-архитектурным музеем-заповедником, Домом Русского зарубежья имени Александра Солженицына, Государственным музеем А.С. Пушкина, Государственным центральным театральным музеем имени А.А. Бахрушина, Мемориальным комплексом «Брестская крепость», РГАСПИ и другими федеральными и региональными архивами, библиотеками, музеями.
В Научную библиотеку федеральных государственных архивов за 2018 год поступило 987 книг и брошюр, 337 журналов и 21 подшивка дореволюционных журналов и газет. Проведены учет и техническая обработка поступлений, каталогизация. Продолжалась работа по созданию электронной версии каталога фонда Русского зарубежья (книжный фонд, фонд периодических изданий - газеты) и создание на ее базе нового карточного каталога. Проводилась работа по ретроконверсии каталогов коллекций в БД - 12 335 записей. Специалистами библиотеки подготовлены проведено восемь выставок - новых поступлений и тематических.
Архивисты ГА РФ участвуют в международной деятельности Росархива. В течение года состоялись встречи с коллегами из Вьетнама, Индонезии, Израиля, Македонии, Японии, Армении, Киргизии, Таджикистана, на которых шла речь идет о совместных выставочных и публикаторских проектах. Сотрудники выступали с докладами на семинаре по информационным технологиям, организованном Архивом Национального мемориала катастрофы и героизма европейского еврейства Яд Вашем (Иерусалим), на российско-армянском семинаре архивистов, участвовали в заседании круглого стола в Русском духовно-культурном центре (Париж). Специалисты архива сделали доклады и сообщения в Музее Русской культуры (Миннеаполис), на международной конференции «Эмиграция из бывшей Российской империи в Чехословакию между двумя мировыми войнами» (Прага) и на международной конференции «Первая мировая война и ее последствия для военнопленных и гражданских лиц», организованной региональной делегацией Международным Комитетом Красного Креста (Москва).
В 2019 году ГА РФ планирует продолжить участие в реализации концепции международного сотрудничества Росархива и обеспечить выполнение заключенных договоров.
В архиве разработан и последовательно осуществляется план основных мероприятий в области гражданской обороны, предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций и обеспечения пожарной безопасности. В соответствии с новыми требованиями актуализирован ряд приказов, положений и других нормативных правовых документов в области гражданской обороны.
Укрепляется материально-техническая база архива. В сооветствии с установленным порядком проводятся закупки оборудования, текущий ремонт помещений, обновление систем безопасности. Правительством России принято решение о выделении средств на проектирование и строительство архивного комплекса Государственного архива РФ в городе Обнинске Калужской области. Уже оформлены документы на выделение земельного участка, заключены договора с проектировщиком.
Специалисты архива активно участвовали в работе комиссий Росархива и ВНИИДАД по разработке 22 отраслевых нормативных документов, в том числе ряда методических рекомендаций.
По состоянию на 31.12. 2018 списочная численность работников ГА РФ, отнесенных к категории руководителей и специалистов составляла 244 человека. В архиве работают семь докторов и 24 кандидата наук. Свыше 80 процентов сотрудников имеют высшее образование. Все специалисты архива переведены на эффективный договор.
